Зустрічі є необхідною частиною кожного бізнесу. Оскільки добре спланована зустріч є форумом для використання людського капіталу, це важливий бізнес-інструмент, який може підвищити продуктивність робочої сили. Не існує універсального способу проведення зустрічі. Тим не менш, ви можете задати певні питання на більшості зустрічей, щоб допомогти вам залишитися на шляху і досягти цілей зустрічі.
Які цілі цієї зустрічі?
Починайте кожну зустріч, спочатку визначивши цілі зустрічі, які також допомагають "зламати лід". Задавайте такі питання, як: "Що ми хочемо зробити сьогодні?" або "Які цілі цієї зустрічі?" Встановлення чіткої мети може допомогти Вам і учасникам залишитися на шляху. Якщо зустріч відхиляється від курсу, то ви можете ввічливо нагадати учасникам про цілі зустрічі.
Який прогрес ми зробили після останньої зустрічі?
Попросіть учасників наради: «Які успіхи ми зробили після останньої зустрічі?» Це особливо корисне питання, якщо у вас є повторювані зустрічі. Будьте готові обговорити досягнутий прогрес і внести до порядку денного засідання, який містить перелік важливих тем, які ви обговорювали на ваших попередніх зустрічах, і що ви зробили для вирішення будь-яких невирішених питань.
Які проблеми ми стоїмо?
Зустрічі - це місце для обговорення проблем, які ви чи ваші члени команди мають з проектом, вашою компанією або людиною. Отже, це означає: "Які проблеми ми стикаємося?" Підготовка є ключовою, тому плануйте зустріч, запропонувавши список точок обговорення. При обговоренні проблем не гнівайтеся і не захищайтеся; залишайтеся спокійними і пояснюйте відомі проблеми, розкривайте загрози, що загрожують, і вимагайте шляхів вирішення цих питань.
Які речі ми хочемо здійснити перед наступною зустріччю?
Завершіть всі засідання, запитуючи: "Які речі ми хочемо виконати до наступної зустрічі?" Розробити список наступних кроків наприкінці кожної зустрічі. Попросіть когось з вашої команди надіслати детальну інформацію про зустрічі, де перелічені ролі, обов'язки та дати для кожного з ваших наступних кроків. Пройдіть по кімнаті і попросіть учасників поділитися тим, що вони вважають найкращими кроками для досягнення ваших цілей на наступній зустрічі.
Як ми в майбутньому зможемо досягти своїх бізнес-цілей?
Попросіть учасників наради: "Як ми в майбутньому зможемо досягти наших бізнес-цілей?" Це важливо, тому що всі зустрічі повинні узгоджуватися з цілями та завданнями компанії. Питання допомагає учасникам зустрічі мати на увазі велику картину, тому що це те, що часто втрачається в щоденному перетасовці.
