Правила Порядку Роберта є загальноприйнятим орієнтиром щодо того, як групи повинні проводити зустрічі та спільно приймати рішення. Як офіційний звіт про те, що відбувається на кожній зустрічі, протоколи є важливим ресурсом у будь-якому процесі прийняття рішень у групі. Протоколи зустрічі не обов'язково цікаві, але вони повинні бути зрозумілими і зрозумілими. Існує точний метод ведення хвилин згідно з Правилами Роберта; дотримуючись цієї формули, майбутнім читачам буде легше слідувати і розуміти процес та їхній результат.
Початок роботи журналу Роберта
Кожен набір протоколів засідань, відповідно до правил Порядку Роберта, повинен містити ті самі деталі, які дадуть читачеві загальне розуміння мети зустрічі. Завжди починати з першого абзацу, який включає:
- Такі засідання, як регулярні, спеціальні, річні, регулярні або інші.
- Дата, час і місце зустрічі. Якщо всі збори проводяться в одному місці, опустіть цю деталь
- Назва організації, яка збирається
- Підтвердження того, що голова організації та секретар присутні на засіданні. Якщо ні, вкажіть імена осіб, що замінюють кожну з них
- Вкажіть, чи було прочитано та затверджено протокол попереднього засідання. Якщо попередня зустріч не була регулярною, додайте дату зустрічі.
Головний орган протоколу
Більшість решти записів будуть заповнені детальною інформацією про зустріч. Протокол секретаря може зафіксувати засідання і підготувати запис пізніше, щоб забезпечити справедливий і повний запис всіх деталей зборів. Завжди тримайте вторинний спосіб запису, наприклад, ноутбук або ноутбук, а також ручки і папір, якщо первинний метод не вдається.
Включіть у зустріч всі офіційні моменти обговорення. Візьміть докладні відомості про:
- Будь-які подання, зроблені на засіданні, разом з ім'ям особи, яка зробила цей крок.
- Запити, які ставлять питання перед органом на засіданні.
- Остаточна формулювання і диспозиція всіх рухів.
- Інформація про кожне голосування, включаючи поіменне голосування, підраховане голосування або голосування.
- Чи збиралася асамблея в квазікомітет або комітет цілого, і результати цього акту.
- Всі пункти порядку та апеляції, разом з їх розпорядженням, плюс будь-які причини, які були надані головою для кожної постанови.
- Запис про безладні коментарі, які член може зробити, в результаті чого голова називає його як безладдя.
- Всі інші офіційні обговорення відбулися в кімнаті.
Завершення протоколу Зборів
Останній пункт вашого протоколу має містити будь-які зауваження, зроблені головою, а також час офіційного відкладання засідання. Якщо на засіданні були якісь запрошені доповідачі, запишіть їхні імена та тему їх презентацій у цьому останньому пункті. Підпишіть протокол засідання і підпишіть його голова. Підпис секретаря запису є юридичним підтвердженням автентичності цього документа, тому дуже важливо, щоб ви підписали його перед подачею або передачі його іншим.
