Сьогодні багато підприємств та державних установ замінили рахунок витрат на плани відшкодування. Цей план відшкодування заважає працівникам використовувати рахунки корпоративних або державних витрат з інших причин, ніж затверджені витрати. Проте, можливо, вам буде важко відстежувати елементи на квитанціях; іноді особисті витрати змішуються з витратами бізнесу, і ви несете відповідальність за звітування про проблему і лише приймаєте відшкодування, яке ви заборгували за офіційний бізнес. Коли це станеться, вам буде запропоновано написати листа для пояснення квитанцій і уточнити, які витрати необхідно відшкодувати.
Почніть лист, ввівши дату. Пропустіть рядок і введіть ім'я та назву контактної особи, назву компанії та адресу компанії на окремих лініях. Пропустіть простір іншого рядка та введіть "Шановні пані / містера (прізвище)", за яким слідує двокрапка.
Визначте себе і негайно поясніть мету вашого листа. Наприклад, "Мене звуть Джіл Харрісон з бухгалтерії, і я пишу, щоб пояснити мої квитанції від моєї нещодавньої поїздки, пов'язаної з бізнесом, до компанії" Акрон ", щоб уточнити, за якими предметами я повинен бути відшкодований і які мої особисті витрати не потребують відшкодування ».
Докладно опишіть витрати, які повинні бути відшкодовані в пронумерованому списку, і зверніться до відповідного квитанції та дату отримання, щоб допомогти особі, яка здійснює відшкодування. Якщо ваша організація працює на добовій основі, на яку ви отримуєте тільки певну суму долара на харчування, проживання або інші предмети на день, розбийте витрати на день, щоб обробник міг побачити, чи ви залишилися під сумою добових.
Перерахуйте витрати, які з'явилися на надходженнях, які є вашими особистими витратами. Вам не потрібно пояснювати, що це таке, просто заявіть, що це ваша особиста зарядка. Дайте загальну суму цих витрат. Ваш бізнес або організація також може попросити вас видалити відповідні податкові збори, пов'язані з цими особистими речами, з суми відшкодування.
Надайте підсумкові дані в кінці того, за що ви повинні бути відшкодовані, разом із загальною сумою відмов для відшкодування. Ці дві цифри повинні складати сумарну суму долара на квитанціях. Дайте суму долара, на яку ви звертаєтесь за компенсацію, та суму, яку ви відмовляєте від відшкодування за долар; часто організації вимагають від вас викласти ці заяви в ясній мові з юридичних причин.
Дякуйте процесору за його або її час і вибачте за незручності, пов'язані з сортуванням квитанцій. Укажіть свій номер телефону та адресу електронної пошти у випадку, якщо він чи вона має якісь питання щодо витрат на надходження.
Закрийте лист, набравши "З повагою", і пропустіть три пробіли. Введіть своє повне ім'я та назву. Надрукуйте лист на фірмовому бланку компанії та підпишіть своє ім'я над введеною назвою. Зробіть копію як листа, так і квитанцій і збережіть їх для ваших записів. Надішліть листа контактній особі, яка буде обробляти компенсацію.
