Коли Ви витрачаєте власні кошти від імені клієнта, роботодавця, Ваших співробітників або ділового партнера, Ви можете і повинні розраховувати на його повернення.Агенти з продажу, викладачі, юристи та фінансові консультанти можуть щоденно відшкодовувати бізнес-витрати. Ці витрати відміняються на вашій маржі прибутку, якщо ви не містять їх.
Надішліть лист-компенсацію, перш ніж витрачати кошти
Якщо очікування на попереднє схвалення призведе до втрати можливості, зверніться за компенсацією, перш ніж витрачати гроші. Складання запиту в письмовій формі дозволяє створити бюджет на заходи або проект і забезпечити попереднє обґрунтування того, як і чому витрати коштів тепер заощадять гроші.
Приклади:
Шановний Аллен Джеффріс:
Під час подачі документів про реєстрацію я дізнався, що комісія корпорації Арізона стягує плату в розмірі 35 доларів за прискорену обробку, щоб зарезервувати бажану назву компанії. Як ми обговорювали на нашому засіданні минулого вівторка, бажана назва компанії "Wild Turkey Surprise" вимагає $ 10 переробної комісії, щоб зарезервувати її на наступні 120 днів. Додавання прискореної плати забезпечить бронювання імені до п'ятниці, 11 травня замість четверга, 17 травня. Оплата за прискорений платіж за обробку гарантує, що ви володієте ім'ям до того, як компанія з підписом на алфавіт зробила неоновий знак, який ви замовили на західній стороні вашого ресторану. Це також дає нам час отримати відповідь від компанії Warner Brothers, щоб гарантувати, що вони не вважатимуть це ім'я порушенням їхніх торгових марок або авторських прав.
Оскільки питання часу, я буду платити прискорені витрати на обробку, якщо я не чую від вас до полудня завтра і я подати мою відшкодування запит разом з моїм звичайним щотижневим звітом витрат.
З повагою,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Етикет за деню
Служба внутрішніх податків стверджує, що добові витрати охоплюють проживання, харчування та додаткові витрати, коли працівник подорожує для бізнесу. Співробітники повинні подати звіт про витрати протягом 60 днів, або добові стають оподаткованими. Звіт повинен включати дату поїздки, ділову мету та місце подорожі. Працівник повинен також додати квитанції для проживання. Увесь добовий платіж підлягає оподаткуванню, якщо ваш працівник не подає звіт про витрати.
Приклад:
До: Роберт Морган, менеджер відділу бухгалтерського обліку
Шановний Роберт Морган:
Доданий мій звіт про витрати для березня 2018. Я додав мої квитанції для запланованого три-нічного перебування у Sandals на Sanibel Острові між 5 та 7 березнем для нашого річного семінару збуту збуту. Я додав звинувачення за додаткові три ночі проживання в Денвері, штат Колорадо між 7 і 12 березня, в той час як справу з диким ударом в нашому місці. Я також додав квитанції для сухого прибирання мого костюма після того, як нападник кинув у мене балон з водою, заповнений червоною фарбою, а також оцінку вартості нового одягу. Хімчистка не змогла видалити всі плями. Я включив цитату з Men's Wearhouse, Ted's Clothiers та The Suit Depot для нової куртки, штанів, сорочки, краватки та взуття, оскільки всі вони мали значні пошкодження.
З повагою,
Джеймс Корвін, менеджер з продажу, магазин # 3126, Фенікс, Арізона
Вчителі
Багато шкіл не відшкодовують вчителям предметів класу, які вони можуть придбати. Проте, шкільні округи можуть покривати принаймні частину додаткових витрат на освіту, включаючи оплату проїзду, проживання, книг, плату за випробування та навчальні матеріали. Ви можете відрахувати до 250 доларів на рік на Вашу податкову декларацію, якщо ваш район не відшкодує вам. Проконсультуйтеся з вашим директором і керівником школи, перш ніж витрачати гроші.
Приклад:
Шановний пане Полк:
Цьогорічний клас на 10 відсотків більше, ніж у минулому році, але я отримав лише 15 підручників у використанні для моїх 33 студентів. Хоча ви правильні, що студенти можуть ділитися книгою в класі, вони не зможуть разом навчатися вдома. Друк всіх цих додаткових сторінок книг призведе до того, що я перейду до 30 вересня на паперовий примірник на весь рік, не залишаючи нічого іншого, як купувати нові підручники або купувати додаткові папери для копіювання.
Я підрахував, що навіть якщо всі сторінки друкуються без помилок, мені знадобляться 32 додаткових пачки паперу для копіювання з 1 жовтня 2018 року до 31 травня 2019 року. Оскільки більшість батьків вже сплачують 65 доларів на рік у школі, я вважаю, що було б тягарем попросити їх платити за копії, коли їхні діти вже повинні мати підручники. Я готовий сам придбати папір до тих пір, поки шкільний округ поверне мені гроші. Для порівняння, я включив ціни з Staples, Office Depot і Walmart.
З повагою,
Ангел Харріс, 5 клас Наука, середня школа Rolling Hills
Співробітники
Якщо ви позичити гроші, інструменти або товари для колеги, ви повинні заздалегідь узгодити, чи це подарунок або кредит. Більшість колег докладатимуть зусиль, щоб збалансувати книги, але деякі можуть забути про вашу щедрість, якщо ви не вимагаєте повернення коштів. Якщо ви зробили певну письмову угоду, ви повинні мати підтримку для справи про малі претензії, якщо це буде необхідно. Якщо ваша домовленість була словесною і приватною, і ніхто інший не був присутнім, ви б мали невдачу отримати гроші або повернуто майно.
Приклади:
Зразок листа для відшкодування витрат за попередньою письмовою згодою:
Шановний Боб:
Коли я купив ваш транзитний пропуск на березень, це було з розумінням, що ви або відшкодуєте мені або купите мені пропуск на квітень. Я додав копію договору про відшкодування, який ви підписали, перш ніж я придбав ваш квиток. Будь ласка, платіть мені $ 62 в цю п'ятницю або мені доведеться додати $ 5 несплату. Дякуємо за те, що піклувалися про це якомога швидше.
З повагою,
Роланд
Формат компенсаційного листа без попередньої письмової згоди:
Шановний Зак:
Три обіди, які я купив вам минулого тижня, склали $ 39,20. Будь ласка, сплачуйте принаймні половину цієї до п'ятниці, а решту - до 24 квітня. Я розумію, ви боретеся, але я використав частину газових грошей цього тижня, щоб купити ці страви для вас. Дякуємо за те, що ви одразу вирішили проблему.
Ваш член команди,
Джанет
