Часто в бізнесі, ми повинні включати супровідний лист, який буде супроводжувати більший звіт, який може бути надісланий поштою, спеціальною доставкою або навіть електронною поштою. Формальний супровідний лист має дуже специфічну мету і повинен бути написаний таким чином, щоб він вводив і описував зміст, повторював основну тему звіту, а також вказував наступні кроки або дії, які необхідно вжити.
Написання супровідного листа доповіді
Використовуйте фірмовий бланк фірми, щоб скласти супровідний лист звіту з повагою до важливості документа, який він супроводжує. Навіть якщо ви користуєтеся електронною поштою стаціонарно, розгляньте її як паперовий супровідний лист, включивши на логотип сторінки зображення логотипу компанії.
Включіть дату дня, а також інформацію про адресу, включаючи ім'я та прізвище, назву, назву компанії, адресу вулиці та місто, поштовий індекс. Використовуйте привітання "Шановний", а потім офіційне привітання, наприклад, абревіатури Містер, Пані, або Міс, якщо особа є незнайомкою або "Дорога" з першим і / або прізвищем адресата, якщо людина є відомо.
Вкажіть призначення листа в тілі листа, використовуючи такі слова, як “Ця буква надає (назва звіту) для вашого огляду або коментаря (або будь-яку бажану дію). Скористайтеся цією можливістю, щоб коротко підсумувати, про що йдеться у звіті. Намагайтеся підсумувати мету звіту максимально лаконічно - максимально одним або двома реченнями.
Зверніть увагу на висновок доповіді тут, не відкидаючи суті висновків доповіді. Ви хочете, щоб читач прочитав фактичний звіт, а не лише супровідний лист. Супровідний лист повинен підштовхувати читача до апетиту до того, що буде знайдено в заключному звіті.
Відвідайте розділ офіційного висновку або наступних кроків, в якому ви заявляєте, які саме бажані дії від адресата. Ви хочете, щоб вони передавали документ або підписували документ або координували більшу зустріч, щоб представити висновки? Будьте дуже конкретними щодо наступних кроків, а також про день і дату, якщо потрібно чутлива до часу дія.
Завершіть супровідний лист з формальним підписом, наприклад, Сердечно, Дуже вірно, або З найкращими побажаннями. Включіть ім'я та назву автора листа. Перерахуйте імена інших осіб, які отримають звіт і супровідний лист у списку cc.
