За певних обставин, протоколи засідань організації є юридичним документом, який не може бути змінений без голосування ради директорів. Неправильне внесення змін до протоколу може призвести до скасування чи скасування голосувань, контрактів, наймань та інших дій, прийнятих під час зустрічі. Використовуйте просту процедуру, щоб правильно змінити хвилини.
Визначте, чи протокол вже був офіційно затверджений голосуванням ради директорів, або якщо вони були подані на розгляд лише голові або виконавчому комітету. Проект протоколу, який не був проголосований радою, може бути змінений без голосування ради.
Якщо запропоновані зміни вносяться людині або людям, які переглядають хвилини до того, як протокол піде на повний пансіон, запропонуйте зміни, які ви бажаєте. Порівняйте остаточну запропоновану формулювання з попередньо поданими хвилинами. Поясніть причину змін. Якщо всі згодні, попросіть секретаря внести зміни до спочатку поданих протоколів.
Якщо запропоновані зміни вносяться на протокол, який ще не затверджений радою та на засіданні колегії, скористайтеся наступною процедурою:
Попросіть голову подати клопотання про затвердження протоколу засідання. Зачекайте, поки рух буде відправлено. Попросіть голову відкрити це питання для обговорення. Попросіть особу, яка запропонувала поправку, представити свою причину змін. Після обговорення запропонуйте особі, яка запропонувала зміни, внести зміни до протоколу та дати точну формулювання пропозицій. Зачекайте, поки рух буде відправлено. Попросіть голову закрити обговорення і викликати питання або прийняти голосування. Зафіксуйте голосування, включаючи імена тих, хто висловлюється за, висловлюється проти та утримання.
Якщо запропоновані зміни вносяться за протокол, попередньо затверджений радою, дотримуйтеся тієї ж процедури, що й для внесення змін до протоколу, який подається на затвердження ради першого разу.
Попросіть секретаря, що записується, або особа, яка приймає протокол на зустрічі, внести зміни до протоколу. У верхній частині документа, що містить дату, на яку були зроблені спочатку протоколи, зверніть увагу, що протоколи зараз змінюються. Вкажіть дату змін та ім'я особи, яка вносить зміни до протоколу.
