Компанії володіють активами, які з часом втрачають цінність і, можливо, потребуватимуть утилізації. Прикладом можуть служити старі автомобілі, які можуть витікати з компанії через частий ремонт. Лист про відшкодування активів дає остаточне розміщення або відмову від відходів, надлишку або брухту, використовуючи належний процес і під належними повноваженнями. Утилізація може бути досягнута шляхом залишення, знищення, інтернування, спалювання, дарування або продажу. Активи повинні бути реалізовані відповідно до політики вибуття активів.
Визначити порядок розпорядження активами в тій державі, в якій знаходиться ваша компанія; потім вкажіть їх у листі з вилучення активів. Заповніть форму запиту на видалення активів, яку зазвичай можна отримати у відділі закупівель компанії. Якщо продаж активів буде методом розпорядження, просимо зацікавлених покупців подати висловлювання своїх інтересів. Вкажіть конкретні активи, які необхідно утилізувати, та надайте їх поточну вартість.
Вкажіть місце, куди мають піти ті, хто зацікавлений у придбанні активів, щоб переглянути їх. Вкажіть час перегляду та процедуру, яка буде використана для здійснення продажу. Вкажіть, чи повинен покупець внести авансовий внесок у день продажу та чи є плата за участь у аукціоні.
Включіть до листа з вибуття активів варіанти торгів, якщо ви будете розпоряджатися активами, використовуючи "систему тендерів". (Різниця між "продажем" і "тендером" полягає в тому, що продаж передбачає продаж активів за фіксованою ціною, тоді як торгівля включає покупців, які встановлюють ціни, які вони готові платити..)
Одним з варіантів є внутрішній продаж активів, тобто членів - таких, як співробітники або акціонери - компанії. Вкажіть, чи відбудеться зовнішній аукціон, а це означає, що аутсайдерам буде дозволено торги. У листі про відхід активів повинні бути чітко визначені ці варіанти, а також вказати метод - наприклад, газети або онлайн, на рекламу тендеру.
Вкажіть у листі з відпуску активів, чи існує мінімальна ціна пропозиції і що буде, якщо цей мінімум не буде виконано. Вкажіть, чи буде припинено вилучення або будуть розглянуті інші способи утилізації.
Вкажіть у звіті про відпуску активів, чи будуть дозволені закупки. Саме тут торгуються активами і застосовуються до купівлі нових товарів. Якщо це так, вкажіть, що формуляр запиту на видалення активів повинен бути поданий і переданий відділу компанії, відповідальному за управління активами. Деякі компанії, однак, контрактують фінансові послуги, такі як інвестиційні банки, для управління своїми активами. У цих випадках форми запиту на видалення активів направляються відповідним компаніям з фінансових послуг.
Вкажіть, чи буде ліквідовано майно через пожертвування малозабезпеченим людям або вони будуть знищені. Вкажіть процес, який слід дотримуватись, щоб визначити, кому будуть передані активи. Якщо утилізація відбудеться через знищення, вкажіть, як це буде зроблено і які відповідні закони повинні бути дотримані.
