Коли підприємства вперше почали користуватися комп'ютерами у великих кількостях, науковці сповістили про прихід «безпаперового суспільства». Комп'ютерна революція все ще має шлях до виконання цієї конкретної обіцянки. Тим не менш, традиційно паперові процеси - як ділові, так і особисті - продовжують мігрувати до більш комп'ютеризованих форм і з деяких дуже поважних причин.
Документи
Комп'ютер приніс велику легкість і гнучкість у створенні та редагуванні документів. На відміну від друкарської машинки, комп'ютеризовані програми обробки текстів пропонують майже безмежний вибір стилів, шрифтів і форматів документів. Помилки набору тексту можна легко виправити на екрані без необхідності корекції рідини або корекції стрічки. Цілі блоки тексту можна легко копіювати з одного документа в інший без необхідності переписування. Фотографії та інша графіка можуть бути включені в документ з дуже невеликими зусиллями.
Обмін
Обмін документами з комп'ютеризованою системою простий. Немає необхідності робити фізичні копії документа, а потім надсилати їх поштою або факсом. Документ у файлі в комп'ютеризованій системі може бути переданий будь-кому, хто має доступ до цієї системи, просто надавши їм можливість відобразити документ на своєму екрані комп'ютера. Документи можна розподіляти за межами компанії, просто додаючи документ до електронного листа, надісланого одержувачу.
Подача
Метою подачі документів є не просто зберігати документи, а й зробити їх легкодоступними. Комп'ютер перевершує це таким чином, що простий кабінет ніколи не міг. Документи, подані в комп'ютеризованій системі, автоматично індексуються системою керування файлами комп'ютера. Ці індекси автоматично оновлюються та підтримуються системою незалежно від того, наскільки часто документ може бути переміщений або відредагований. Документи можна навіть розмістити, якщо комп'ютер шукає велику кількість документів для конкретних слів або фраз. Крім того, комп'ютеризовані системи подачі документів можуть зберігати величезну кількість документів у невеликій частині простору, необхідного для фізкультурних кабінетів.
Функціональність
Електронний документ не може бути просто електронним поданням статичного паперового документа, а може стати дійсно інтерактивним об'єктом. Електронна версія форми заповнення, наприклад, може дозволити внесення даних безпосередньо в документ за допомогою перевірки та перевірки помилок у реальному часі. Розрахунки та функціональність можуть бути вбудовані безпосередньо в документ. Наприклад, існуючий клієнт може бути зазначений на електронному документі, використовуючи в базі даних клієнта файл бази даних, щоб користувач міг просто вибрати ім'я клієнта зі списку всіх клієнтів у файлі. Логіка, вбудована в документ, буде автоматично передавати інформацію про клієнта в документ, включаючи адреси, номери облікових записів або інші бажані дані.
Безпека
Фізична безпека файлів компанії є надзвичайно важливою. Файли повинні бути захищені від фізичного пошкодження або знищення. Необхідно також запобігти доступу до файлів несанкціонованим персоналом. Комп'ютерна система подачі спрощує ці завдання. Копії комп'ютеризованих файлів можуть бути легко створені та збережені в різних місцях, як на декількох комп'ютерних платформах у мережі, так і на знімних носіях даних для фізичного зберігання за межами об'єкту. Файли в комп'ютерній системі також можуть бути зашифровані, щоб зробити їх нечитабельними для тих, хто не має дозволу на перегляд файлів.
