Підприємства фінансують проекти, які, як вважає керівництво, мають вирішальне значення для їхнього успіху. Але фінансування проекту само по собі не гарантує, що, коли проект закінчується, компанія буде краще, ніж це було раніше.
Є багато причин, чому компанія може отримати вигоду від проекту. Виключний керівник проекту може привести свою команду в правильний напрямок. Або, завдяки видатному навчанню та досвіду на робочому місці, команда може прийняти всі правильні практики. Але в більшості випадків допомагає використання інструментів управління проектами.
Інструменти управління проектами, такі як діаграма PERT і структура розбиття на роботу, можуть поліпшити можливості команди, надаючи рекомендації, навіть якщо команда проекту володіє всіма необхідними знаннями та багаторічною практикою.
Діаграма Ганта
Діаграма Ганта являє собою горизонтальну діаграму, яка перераховує діяльність за проектом, а також дату початку та завершення для кожної діяльності, яка відображається у форматі календаря. Діаграма Ганта не ілюструє взаємозв'язку між однією діяльністю та іншою, але кожна діяльність, на яку посилається діаграма Ганта, збігається з діяльністю у структурі розбивки роботи, яка розбиває роботу проекту на фази та робочі пакети.
Діаграма Ганта також містить стовпці для документування тривалості та відсотка завершення кожного завдання. Число робочих днів, протягом яких відбувається активність, очікувана кількість днів для завершення діяльності та дні, що залишилися, також задокументовані на графіку. Ці цифри ілюструють запланований і фактичний прогрес роботи.
Pert Chart
Методика оцінювання та перегляду програми або діаграма PERT використовуються для планування часу та ресурсів, необхідних для завершення проекту, і контролю над завданнями проекту. Використовуючи діаграму PERT, або мережеву діаграму, керівництво проекту може визначити та розкласти послідовно кожне завдання, яке члени команди повинні виконати для досягнення мети проекту та вказати час, необхідний для кожного з них.
Графік PERT ілюструє взаємозв'язок між завданнями, визначаючи, які завдання виконуються паралельно один одному, а які - послідовно. Візуальні етапи проекту - події, які відзначають кінцевий результат низки заходів - також намічені.
Крім того, діаграма PERT включає три оцінки для кожної проектної діяльності: найкоротший час, необхідний для завершення діяльності, час, який, ймовірно, буде необхідний для завершення діяльності, і найдовший час, коли ця діяльність може знадобитися.
Аналіз критичного шляху
Аналіз критичного шляху є інструментом, який використовується для проектів, які вимагають завершення взаємозалежних дій. Критичний шлях включає в себе перелік проектних заходів, зазначених у структурі розбивки робіт, час завершення кожного виду діяльності та визначення взаємозалежних завдань і кінцевих точок, включаючи основні етапи та елементи, що підлягають здійсненню.
Час завершення для набору дій в критичному шляху підсумовується і дорівнює найбільшій кількості часу, необхідного для завершення проекту. Послідовність дій повинна бути завершена вчасно, щоб проект завершився вчасно.
Матриця призначення відповідальності
Матриця призначення відповідальності або інструмент RACI сповіщає зацікавлених осіб проекту про членів команди, яким присвоєні конкретні обов'язки проекту, і за яку роботу відповідальні особи.
Як випливає з назви інструменту, матриця RACI вказує, хто відповідає за завершення завдання, або хто буде виконувати завдання, і особи, які сприятимуть завершенню завдання. У матриці також вказується, хто відповідає за завдання і хто має повноваження щодо прийняття рішень стосовно цього завдання. Також зазначено імена тих людей, з якими може бути проведена консультація щодо завдання, і людей, які повинні бути проінформовані про прогрес, який команда робить у виконанні завдання.
Структура декомпозиції робіт
Структура розбиття на роботу (WBS) - це модель проекту або графік, який розбиває проектну роботу на завдання. WBS проекту ілюструє взаємозв'язок між завданнями та завданнями та кінцевим продуктом проекту.
СБР включає підпроекти та вказує на обов'язки проекту, необхідні ресурси та часові вимоги для виконання кожного завдання.
