Написання колекційних листів клієнтам, що не платять, є неминучим завданням кожного власника бізнесу. Щоб збільшити свої шанси на отримання виплат за те, що вам заборгували, розробити детальну політику платежів до випуску кредиту та використовувати тактику та професіоналізм, намагаючись зібрати на прострочених рахунках.
Створити політику оплати
Перш ніж дозволити клієнту або клієнтові відкласти платіж, сплатити за кредит або сплатити після доставки товарів або послуг, розробити політику оплати, яка визначає умови. Це повинно включати інформацію про те, коли ви вважаєте, що платіж прострочений, наприклад, через 10 днів або 30 днів після видачі рахунка-фактури. Вона також повинна включати деталі про те, що станеться, якщо неплатежі продовжуватимуться, такі як видача штрафних санкцій та несвоєчасних платежів, припинення надання послуг або вжиття юридичних дій.
Адресуйте специфіку
Зверніться до вашої договірної угоди з клієнтом при складанні Вашого колекційного листа. Посилайтеся на замовлення, номер рахунка-фактури, дату обслуговування або покупку та дату настання первинного платежу. Якщо були попередні спроби зібрати, згадайте про них, а також надайте клієнту загальну суму, яка включає штрафні санкції. Наприклад, «Ваше замовлення 1000 пляшок води було доставлено 1 жовтня, а рахунок-фактура за 250 доларів США було видано електронною поштою 3 жовтня з датою платежу 3 листопада. 25 доларів, що робить ваш непогашений залишок на $ 275, одразу ж виплачується."
Будьте симпатичними, але твердими
Хоча деякі клієнти, які не є платниками, можуть ухилятися від своїх рахунків, інші можуть забути дату їх оплати або мати серйозні питання грошового потоку. Дайте клієнтам перевагу сумніву під час написання колекційних листів, щоб уникнути їх оборони. Наприклад, "Ми розуміємо, що можуть виникнути непередбачені обставини, і ми зобов'язуємося працювати з вами, щоб вирішити цю справу". Цей підхід не ображає клієнта, але дає зрозуміти, що платіж повинен здійснюватися незалежно від обставин.
Додайте підтверджуючі документи
Додайте до свого колекційного листа копії раніше виданих рахунків-фактур, попередню кореспонденцію над емісією, копію будь-якого підписаного договору або письмову угоду та витяги з вашої політики оплати. Якщо ви готові вести переговори про баланс або приймати часткові платежі, окресліть конкретні умови вашої пропозиції. Надайте номер для дзвінка, якщо у клієнта є питання та включіть попередньо оплачуваний конверт із самостійною адресою для легкого платежу.
Використовуйте адвоката
Якщо неодноразові спроби зібрати кошти на рахунках з минулим терміном не виявляться плідними, ви можете обрати адвоката, який надсилатиме колекційний лист від вашого імені. Ваш адвокат може рекомендувати загрози суду дрібних позовів, направлення до колекторського агентства, звітування про кредит або інші юридичні дії. Зважте вартість та вигоду від того, що потрібно для того, щоб вилучити ваші зусилля зі збору коштів до професіонала-юриста проти суми, яку ви потенційно можете зібрати у вашого клієнта. Наприклад, використання адвоката для написання колекційного листа за рахунок у розмірі 50 доларів може не бути економічно ефективним, але використання професійної допомоги для збору коштів на рахунку в розмірі 10 000 доларів майже напевно буде коштувати.
