Написання детального плану або процесу управління проектом передбачає документування кроків і завдань, необхідних для створення продукту або послуги. Ваш план дій повинен описувати весь проект з усіма етапами, починаючи з ініціювання та продовжуючи моніторинг, виконання, контроль і закриття, рекомендує Інститут управління проектами. Включіть огляд і деталі щодо обсягу, графіка, витрат і якості. Ви також повинні перерахувати членів команди проекту, комунікаційну стратегію, ризики, процеси придбання та методи управління змінами.
Використання шаблону
Хоча ви можете створити свій власний формат, часто легше почати з існуючого дизайну. Завантажте шаблон із веб-сайту, такого як Microsoft Office, PM Docs або PM Links. Використання шаблону гарантує, що ви охоплюєте всі необхідні теми та підтримуєте узгодженість з кожним проектом. Крім того, шаблон нагадує вам, щоб визначити людей, які затвердять ваш план, виділять фінансування та надають ресурси.
Звіт про огляд використовується для опису ситуації. Наприклад, перерахуйте умови ведення бізнесу, які викликали потребу в проекті. Це може включати відгуки клієнтів, плани конкурентів або вимоги інвесторів. Створюйте розділи для сфери, графіка та бюджету. Ці розділи містять інформацію про продукт або послугу, яку ви плануєте створити, основні етапи проекту, скільки людей потрібно працювати над проектом та бюджетні обмеження. Створіть розділ, що описує ваш процес управління якістю та включає стратегію забезпечення якості та ініціативи з контролю якості. Документуючи процес, який ви плануєте наслідувати, ви розповідаєте всім членам команди, що вони повинні робити, щоб досягти цілей і завдань проекту.
Деталі
Перелічіть членів команди проекту, їхні ролі та обов'язки, а також часові зобов'язання у допоміжних секціях. Окрім цього, опишіть стратегію комунікації, яка буде дотримуватися, наприклад, заповнення щотижневих звітів про стан і проведення щомісячних зустрічей. Наприклад, ви можете включити таблицю, що вказує, на що потрібно працювати кожен член команди. Включіть завдання в перший стовпець і задокументуйте статус у другому стовпці, наприклад, не запущений, в процесі виконання, завершений або відкладений. Додайте місце для додаткового коментаря до третього стовпця.
Процес
Нарешті, опишіть плани для вирішення будь-яких потенційних ризиків, таких як затримки постачальників або додаткові вимоги зацікавлених сторін. Визначте процеси купівлі та перелічіть методи управління змінами, включаючи тих, хто може затвердити коригування плану.
Схвалення
Після того, як план буде завершено, перегляньте деталі з командою проекту. Включіть їхні відгуки перед тим, як поширити їх на зацікавлені сторони на затвердження. Після затвердження плану почніть працювати на цьому етапі. Тримайте членів команди інформованим про прогрес, дотримуючись процедури, описаної в комунікаційній стратегії. Оскільки робота триває, оцініть свої зусилля, щоб ви могли включити методи, які ви вивчаєте, у ваш наступний проект.
