Бізнес об'єднує, подавши формулярний документ відповідно до закону штату, зазвичай з офісом державного секретаря, де бізнес хоче бути розташований. Цей документ формування називається статутом у більшості держав, але також відомий як свідоцтво про реєстрацію або статут у певних державах з історією використання різної термінології. Діяльність вважається зареєстрованою з моменту прийняття державним офісом подання та нанесення печатки або штампу держави на документ, надаючи повноваження працювати в державі. Відмітка держави на установчих договорах є офіційним підтвердженням реєстрації, що вказує точну дату, коли держава прийняла подання, і корпорація виникла як визнана особа.Держава веде облік поданих документів і надає засвідчені копії та сертифікати за запитом, щоб запевнити громадськість, що корпорація зареєстрована в державі і знаходиться в доброму стані.
Отримання квитанції
Після подання в державну установу статуту товариство отримає поштову розписку. Якщо бізнес-накази (і оплачують) завірену копію статей на момент подання документів, квитанція може бути єдиним пунктом, повернутим державою для підтвердження того, що подання було прийнято. Ця квитанція повинна зберігатися в корпоративній документації підприємства. У багатьох випадках розміщення оригінальної квитанції разом з простою (несертифікованою) копією установчих документів є достатнім підтвердженням реєстрації, що полегшує необхідність сплачувати завірені копії статей кожен раз, коли корпорація повинна надати офіційну документацію.
Копія Статуту
Статут є публічним документом. Всі держави підтримують базу даних зображень, що подаються, і більшість штатів роблять цю базу даних доступною через Інтернет. Будь-який представник громадськості може отримати доступ до бази даних, і якщо ця функція доступна, завантажте копію установчих документів, які були подані до держави (інакше людина може зателефонувати в державну службу, щоб замовити копію).
Це завантаження матиме позначку про державу та титульний аркуш із зазначенням дати реєстрації корпорації, але вона буде лише копією. Ця версія, разом з квитанцією про подачу заявки, може вважатися достатнім підтвердженням для відкриття банківського рахунку, але, ймовірно, не буде достатньою для задоволення вимог щодо належної перевірки заявки на отримання кредиту. Найкращим рішенням є наявність хоча б однієї завіреної копії установчих документів у корпоративній книзі.
Прохання про засвідчену копію легко оформляється в момент подання з оплатою додаткової плати і призводить до повернення квитанції про подачу заявки та копії статей з оригінальним штампом або піднятою печаткою. Засвідчену копію статей також можна отримати в будь-який час після подачі, подавши письмовий запит і сплативши плату.
Реєстраційне свідоцтво
Кілька держав (наприклад, штат Міссурі, Нью-Мексико та Грузія) видають те, що вони називають «сертифікатом про реєстрацію», як тільки компанія передає свої статути. У деяких випадках існує плата, яка оцінюється на момент подання сертифіката. У цих державах, коли запитується довідка про реєстрацію, єдиним прийнятним доказом є оригінальне свідоцтво про реєстрацію. Якщо компанія має штамповану або завірену копію статей, але не має сертифікату, компанія, ймовірно, зіткнеться з проблемами. Бізнес може зробити запит держави на дублікат сертифіката після сплати збору.
Сертифікат доброго стану
Іншим прийнятним підтвердженням про приєднання, яке може зайняти місце засвідченої копії статей, є сертифікат добросовісності. Це документ, виданий державою, який перевіряє, що підприємство зареєстровано в державі на певну дату і в даний час є активним і актуальним з усіх необхідних державних заявок. Цей сертифікат також розміщується під печаткою. Її можна замовити у держави в будь-який час, як правило, за плату.
Ведення бізнесу
Держава контролює інкорпорацію і є єдиним суб'єктом, який може остаточно встановити, коли корпорація зареєстрована в державі і чи є вона в даний час уповноваженою на ведення бізнесу. Проте, від установчих документів не обов'язково оновлюватися останньою інформацією щодо того, хто контролює корпорацію і чи працює вона за планом. Часто, коли запитується доказ об'єднання, зміст розширюється, включаючи надання доказу власності, доказ операції, підтвердження адреси або доказ уповноваженого підписувача.
Таким чином, хоча сертифіковані статті або сертифікат репутації є технічно підтвердженням реєстрації, від підприємства може бути запропоновано також надати копію своїх підзаконних актів, протоколів засідань правління, корпоративного рішення, що надає повноваження приймати конкретні дії або рахунок за комунальні послуги. встановлювати адресу або інші речі, які перевіряють її авторитет і намір вести справи в державі.
