Бухгалтерські відділи використовують різні абревіатури для визначення відповідальності, департаментів або державних установ. Хоча деякі скорочення є галузевими, інші існують універсально. A / P являє собою відділ "кредиторська заборгованість" у більшості компаній.
Позиції
Департаменти кредиторської заборгованості відрізняються за розміром від однієї особи до багатьох людей на декількох різних рівнях нагляду. Клієнти з кредиторською заборгованістю вводять дані з рахунків-фактур до системи обліку і підбирають рахунки-фактури до резервної документації. Рахунки, що підлягають сплаті рахунків, контролюють роботу дебіторів кредиторської заборгованості та відповідають на запити інших департаментів щодо платежів за рахунками-фактурами або балансів постачальників. Керівники дебіторської заборгованості очолюють відділ, плануючи окремі ролі в департаменті, бюджетні витрати відділу та співпрацюючи з іншими менеджерами компанії у прийнятті рішень.
Обов'язки
Відділ кредиторської заборгованості несе відповідальність за своєчасну оплату рахунків-фактур. Багато постачальників пропонують знижки на оплату рахунків протягом певного періоду часу. Відділ кредиторської заборгованості здійснює моніторинг строків погашення разом із датами знижок, щоб забезпечити найбільші знижки компанії. Відділ кредиторської заборгованості повинен перевірити, що кожен рахунок-фактура є правильним до оплати. Відділ кредиторської заборгованості координує перевірку друку з підписом керівництва на чеку. Перевірки та рахунки-фактури також повинні бути заблоковані.
Внутрішній контроль
Через обмін грошей через відділ кредиторської заборгованості, пріоритетом має стати внутрішній контроль. Основне забезпечення перевірок досягається шляхом блокування чистих чеків та обмеження доступу до ключа.Перевірка рахунка-фактури визначає, чи є кожен рахунок-фактура правильним і правильним. Обов'язки розподіляються між різними членами команди, щоб забезпечити, щоб жоден з членів команди не мав доступу до всієї системи без перегляду іншою особою.
Удосконалення процесу
Друк перевірок часто ручний процес, що вимагає людської праці для стомлюючих завдань, таких як набивання конвертів. Удосконалення процесу знижує потребу працівників, які працюють над нерозвиненою роботою, і дозволяє співробітникам зосередитися на аналітичній роботі. Удосконалення включають використання електронних платежів та електронних систем затвердження.
