Організація пільг займає багато часу, але це дуже задовольняє досягнення, коли користь успішна. Але перш ніж планувати щось, визначте тип допомоги, яку ви організуєте. Якщо ви робите аукціон без згоди, вам знадобляться подаровані твори; якщо це подія, пов'язана з музикою, хтось повинен звернутися до місцевих виконавців, які зазвичай беруть участь у конкурсі, які зазвичай бронюють за два-три місяці. Кожен вибір викликає різні логістичні питання.
Попереднє планування
Визначте, скільки волонтерів потрібно. Цифри помножуються в геометричній прогресії, якщо ви плануєте святкувати зі складними стравами та напоями, які необхідно встановлювати, обслуговувати і розбивати знову.
Виберіть місце проведення. Враховуйте фактори, які впливають на відвідуваність - наприклад, близькість до громадського транспорту. Складіть короткий список з трьох або чотирьох варіантів.
Визначте, скільки грошей буде залучено і як буде досягнута мета.
Делегування деталей
Отримуйте зобов'язання від вибраного місця та будь-яких виконавців. Чим складніше подія, тим далі потрібно планувати; нормою є два-шість місяців.
Набирайте комітет друзів, колег і бізнес-знайомих, щоб обробляти різні аспекти заходу. Заплануйте щотижневі зустрічі, щоб відстежувати планування і відмовитися від будь-яких останніх питань.
Шукайте спонсорів, щоб допомогти поглинути витрати, пов'язані з перевагою, від призових дверей до систем харчування та систем ПА. Більшість спонсорів обмінюються послугами в обмін на просування по службі.
Постарайтеся вирішити свій комітет, спонсорів та місце проведення зустрічей протягом перших кількох місяців організації. Почніть шукати волонтерів.
Отримання слова
Звертайтеся до прес-контактів про те, щоб зробити попередню історію про користь. Якщо місце не доступне, будьте готові представити прес-реліз на півсторінки, в якому викладено деталі. Перевірте в прямому ефірі дистанційну трансляцію з місця події з місцевою радіостанцією.
Підготуйте відповідні матеріали для демонстрації, включаючи листівки, рекламні листівки та плакати, для добровольців, які зможуть вийти на вулицю або поставити їх. Переконайтеся, що вони знають, де легально вставляти листівки та плакати.
Створіть веб-сайт, щоб відповісти на запитання про користь. Включіть головних спонсорів, склад подій та заходи, а також те, як відбувається збір коштів.
Роздуми про успіх
Сідайте з вашим комітетом після заходу, щоб обговорити, що спрацювало, чи ні. Дотримуйтесь своїх спонсорів і отримайте їхні відгуки.
Відправляйте картки або резюме, щоб подякувати волонтерам.
Розмістіть деталі на сайті, в тому числі, скільки коштів було зібрано, як бенефіціар пощастив і - якщо ви створили поточну подію - деталі, які майбутні волонтери та спонсори повинні знати в підготовці до наступного року.
