Документи є частиною ведення бізнесу, і процес найму нового працівника не є винятком. Існують певні документи, які повинні заповнювати нові працівники, такі як форми утримання податків та прямі депозитні документи. Всі необхідні форми разом з будь-якою паперовою продукцією, що підлягає конкретній компанії, повинні заповнюватися працівником і оброблятися вчасно, в ідеалі на перший день працівника.
Нові документи працівників
Нові працівники повинні заповнити форму заявки на роботу - якщо вони цього ще не зробили - перерахувати їх повну адресу, контактні номери, контактну інформацію про надзвичайні ситуації, посилання та весь попередній досвід роботи, а також згоду на попередню перевірку та згоду на ліки тестування. Більшість працівників заповнюють заяву та підписані форми згоди під час проведення інтерв'ю та процесу найму, але, якщо ні, людські ресурси потребуватимуть цю інформацію і оброблятимуться для файлу персоналу персоналу.
Урядові форми
Уряд США вимагає заповнення декількох форм для кожного нового працівника. Форма I-9 підтверджує особистість кожної особи, яку наймають, і якщо вона юридично має право працювати в Сполучених Штатах. Ця форма повинна бути заповнена і підписана не пізніше першого дня роботи і збережена роботодавцем разом з копією картки соціального страхування працівника. Форма W-4 деталізує виплати працівника за вирахуванням доходів для цілей федерального податку на прибуток. Співробітники повинні заповнити нову форму W-4, якщо їхня сума утримання змінюється протягом року.
Державна нова форма прокату
Згідно з федеральним законом, всі роботодавці зобов'язані повідомляти про кожне нове наймання - упродовж 20 днів від надісланої дати - Управлінню правоохоронних органів США. Це державне агентство визначає, чи повинен працівник виплачувати допомогу по догляду за дитиною. Про нові працівники можна повідомити, використовуючи копію форми W-4 або форму компанії, що містить таку ж інформацію. Форми можуть бути подані в електронному вигляді або електронною поштою до Державного реєстру нових співробітників у штаті, де працює працівник.
Форма прямого депозиту
Форму прямого депозиту необхідно заповнити і перетворити на бухгалтерію. Працівник повинен буде перерахувати її ім'я, адресу та номери банківських рахунків, а також прикласти порожню недійсну чек, щоб отримати її безпосередній депозит.
Отримання керівництва / довідників працівника
Новим співробітникам слід надати копію підручника компанії та інструкції з безпеки, якщо це можливо. Кожен працівник повинен підписати і дати дату, яка підтверджує, що вона отримала, і буде дотримуватися правил, зазначених у посібнику. Ці форми важливі, оскільки в довіднику компанії зазначаються всі правила компанії, включаючи політику щодо наркотиків та алкоголю, політику сексуальних домагань, кодекс поведінки працівників, положення про нерозголошення та не конкурентні та інші відомості про компанію.
