Введення даних є, мабуть, одним з найважливіших аспектів успіху компанії. Коли дані додаються правильно, розповсюджена інформація може допомогти керівникам заздалегідь планувати, визначити цілі та допомогти виправити недоліки. Коли інформація вводиться в комп'ютерну систему з помилками, висновки перекошені і неточні, на краще чи гірше. Точність і ефективність, які оператори введення даних вводять інформацію, тому є надзвичайно важливим.
Початковий вхід
Оператори введення даних спочатку вводять дані в системи, які представляють або бізнес-цілі, або інформацію. Іноді ці дані залишаються актуальними, але часто вони розпадаються з часом. З цієї причини фахівці з введення даних повинні вводити нову інформацію на базі обертання. Якщо первісна інформація є неправильною, компанія ризикує мати подвійні записи, які створюють більше роботи, ніж потрібно. Коли це станеться, адміністраторам доведеться вручну очистити та очистити застарілу та неточну інформацію. Якщо початкова інформація є точною, оператору введення даних потрібно лише вставити нові дані для створення оновлення.
Перевірка введення даних
Деякі підприємства використовують програми перевірки введення даних, які зменшують шанси неправильного введення даних у систему. Спочатку це займає більше часу, ніж ті системи, які не проводять подвійну або потрійну перевірку. Проте, у довгостроковій перспективі програми перевірки можуть заощадити діловий час і гроші, зменшуючи необхідність повернення назад на старі записи та виправлення помилок минулого. У програмі перевірки оператор введення даних повинен перевірити інформацію, введену більш ніж один раз, перш ніж вона буде прийнята. Деякі програми дозволяють лише числові записи в певних полях форми і навпаки.
Програмні програми
Не всі проблеми з точністю введення даних генеруються людиною. Дешеві та неефективні програми для перевірки даних можуть мати помилки, програмні недоліки та інші проблеми. Великі організації вимагають більш точних і точних програм зберігання даних, тоді як дрібні компанії можуть не потребувати таких жорстких вимог. Вирішальним фактором є те, як дешевий або дорогий пакет управління даними впливає на нижню лінію компанії. Чи може програма пропустити кілька символів або неправильно інтерпретувати десяткову крапку, може бути різницею між кількома копійками і тисячами втрачених доларів.
Збільшення вартості
Коли неправильні дані залишаються в базі даних компанії, це може негативно вплинути на її повну вартість. Застарілі відомості, такі як застарілі повідомлення про оренду або застарілі оцінки, які не були оновлені, можуть зробити компанію менш прибутковою, ніж вона є. Це може негативно вплинути на здатність власника бізнесу отримати фінансування в майбутньому, отримати більше бізнесу або продати пізніше. Ведення точних записів та їх поновлення щодня є необхідним для підтримки та підвищення вартості компанії.
