Бюджетний запит - це діловий лист, який шукає кошти на витрати та накладні витрати на проект або відділ в організації. Менш формальний, ніж традиційна бізнес-пропозиція, цей запит все ще повинен дотримуватися строгого ділового письма та забезпечувати читача глибоким розумінням проекту, відповідаючи на будь-які питання, які можуть виникнути.
Елементи, які вам знадобляться
-
Детальний бюджет
-
Контактна інформація для аудиторії
-
Підтримка документації
Знайдіть правильну особу, яка контролює бюджетні потреби у вашому конкретному проекті. В межах будь-якої організації можуть існувати декілька різних осіб, які здійснюють нагляд за витратами та бюджетними міркуваннями. Витратьте час, щоб детально дослідити вашу аудиторію. Переконайтеся, що ви отримали правильну інформацію про орфографію та контакт.
Забезпечити історичну основу проекту. Це має включати будь-який минулий досвід з подібними проектами, попередніми бюджетами або планами витрат, а також успіхом, досягнутим у попередніх починаннях. Включіть будь-які останні тенденції, які можуть вплинути на успіх або невдачу проекту.
Вкажіть мету поточного бюджетного запиту та надайте детальні плани. Вкажіть, як будуть виділені гроші і які витрати будуть покриті. Наприклад, якщо бюджет буде витрачено на кадрове забезпечення та постачання, відзначте, який відсоток бюджету буде виділено для кожної вимоги. Вирішуйте будь-які питання, які розумна людина може попросити стосовно проекту спочатку, щоб уникнути затримок у затвердженні або офіційному відхиленні запиту.
Додайте детальний бюджет проекту або витрати відділу. Це дасть особистому оцінці точні цифри для проекту. Як і стандартний бюджет, цей розділ повинен містити точні позиції рядків для кожного необхідного витрачання. Якщо точні цифри недоступні, необхідно буде оцінити загальні витрати на цю позицію.
Закрийте запит, підбиваючи підсумки важливих деталей. Зазвичай це можна зробити в межах одного або двох абзаців. Потім вкажіть своє ім'я та контактну інформацію. Запропонуйте наступну зустріч для подальшого обговорення запиту про фінансування.
Поради
-
Бізнес-лист завжди повинен бути чистим і лаконічним. Надайте достатньо інформації, щоб представити дійсний аргумент для вашого запиту, але не намагайтеся переоцінювати пух. Пам'ятайте, що ваш читач буде мати багато проектів для перегляду. Не витрачайте час на неважливі деталі.
Увага
Будьте уважні при оцінці майбутніх витрат. Оцінка занадто мало для рядка-позиції може призвести до того, що ваш бюджет буде значно нижчим за фактично необхідний. Занадто багато оцінювання може призвести до того, що ваш бюджет вважатиметься необґрунтованим і відхилено.
