Багато компаній залучають зовнішніх постачальників, коли вони мають масштабні проекти. Є багато причин для аутсорсингу роботи, включаючи відсутність персоналу, брак ресурсів і відсутність досвіду для проекту. При виборі перспективного постачальника бізнес часто надсилає запит на отримання інформації або запит на пропозицію. Перш ніж вирішити, який з інструментів найкраще підходить для вашої організації, розгляньте відмінності між ними.
Запит інформації
Запити на інформацію, або RFI, є плановими документами. Вони є неформальними документами і зазвичай не вимагають зобов'язань жодної зі сторін. RFI призначені для збору інформації про компанію потенційних постачальників, можливості, навички та досвід. Деталі проекту та бюджет зазвичай не включаються до цього типу документів. Єдиний час, коли цей тип інформації включається, якщо компанія шукає короткострокового постачальника для невеликого проекту.
Запит пропозицій
Запити на пропозицію, або RFP, є складними документами, які компанії створюють для залучення ставок і пропозицій від зовнішніх постачальників. Зазвичай, ППП включає бюджет проекту, терміни та критерії, а також цілі та завдання компанії. Вона зосереджується на специфікаціях і обсязі проекту, і вона працює, щоб отримати детальну відповідь від потенційних постачальників. Відповіді постачальника зазвичай включають інформацію про компанію постачальника, запропоновану ціну та конкретні деталі про те, як постачальник буде виконувати і керувати проектом.
Процеси
RFI, як правило, використовується окремо для малобюджетних проектів і як відправну точку для проектів високого бюджету. Для надсилання та отримання відповідей для цього типу документів зазвичай потрібно кілька тижнів, і зазвичай це менше 10 сторінок. ЗПП використовується для проектів високого рівня та зазвичай створюється наприкінці етапу збору інформації про проект. Для надсилання та отримання відповідей постачальника за допомогою такого типу документів зазвичай потрібно кілька місяців, і зазвичай це не менше 20 сторінок.
Переваги
Використання RFI є вигідним для невеликих проектів з низьким рівнем впливу. Цей документ не вимагає багато часу та зусиль від потенційних постачальників, оскільки вони не повинні відправляти довгі описи деталей проекту. Тому компанії використовують цей тип документів, щоб дізнатися більше про масштаби великого проекту перед початком процесу пропозиції. Перевага ППП полягає в тому, що він готує компанію до просування вперед з постачальником і починає фазу контракту.
Недоліки
Недоліком RFI є те, що постачальники не можуть бути зацікавлені в передачі інформації, оскільки вони не бачать прихованих зобов'язань компанії. Недоліками ЗПП є трудомістка підготовка, необхідна для його надсилання та отримання. Якщо компанія не впевнена в загальному обсязі та специфікаціях проекту, написання ЗП може бути дуже складним або може призвести до непередбачуваних пропозицій постачальників.
