Запит на пропозиції (RFP) є найбільш ранньою стадією процесу закупівель або процесом отримання необхідних товарів або послуг. Запит на пропозиції пропонує потенційним постачальникам подати пропозицію на товар або послугу, яка потрібна вашій компанії. Цей запит на пропозиції робить систематичне та конкурентоспроможне придбання необхідних товарів або послуг і дозволяє вашій компанії вибрати найкращий варіант серед творчих рішень від декількох провайдерів.
Опис
Запит на пропозицію - це не лише запит на оцінку ціни, а й запит на детальний звіт, який містить основні відомості про компанію та історію, фінансові дані, технічні можливості, інформацію про продукт і перевірені клієнтські посилання. Запит на пропозиції, як правило, включає детальний опис запитуваного предмета, проекту або послуги для отримання точних відповідей від постачальників. Зазвичай, запит на пропозиції не є відкритим для громадськості, а передається раніше затвердженому списку потенційних постачальників.
Функція
Запит на подання пропозицій служить для отримання необхідних фактів і цифр для забезпечення надійних бізнес-рішень для складних проектів. Через процес RFP, компанії повинні конкурувати, щоб забезпечити найкращу пропозицію для даного товару або послуги, щоб виграти бізнес покупця. Це дозволяє покупцеві розглянути кілька варіантів оптимального поєднання якості, термінів і послуг за найкращою можливістю. Запит на пропозиції також використовується для заохочення постачальників до вибору творчих рішень бізнес-проблем, представлених у ЗП. Оскільки процес запиту пропозицій може бути довгим і витягнутим, його слід використовувати лише тоді, коли це необхідно для складних проектів.
Переваги
Запит на пропозиції робить ваш інтерес до закупівель відомим різним провайдерам і заохочує постачальників пропонувати кращий продукт або послугу за найкращою ціною. З самого початку потенційні постачальники усвідомлюють, що процес вибору є висококонкурентним. Процес RFP вимагає, щоб покупець уточнив, що він планує придбати, а постачальники відповіли на запит. Через структуровану процедуру оцінки та відбору компанії та організації можуть показати свою об'єктивність у процесі відбору.
Недоліки
Процес RFP також має свої недоліки. Оскільки запити на пропозиції вимагають значних зусиль з боку як покупця, так і постачальника, вони можуть бути дуже трудомісткими. Час і зусилля, необхідні для підготовки документів і планування зустрічей, можуть призвести до затримок. Через кількість часу і труднощів, пов'язаних з реагуванням на запит на пропозиції, деякі компанії можуть вирішити не брати участь. Визначення того, що компанія хоче придбати, може бути складним, а неясні вимоги часто призводять до незадовільних пропозицій від потенційних постачальників. Більш того, пропозиції можуть бути тривалими і важкими для компанії, що купує, щоб ефективно їх оцінити.
Ключові елементи
Добре написаний запит на пропозиції повинен включати кілька ключових елементів. Крім основних елементів, таких як короткий виклад бізнесу, який буде проводитись, опис запитаних товарів або послуг, а також детальні бізнес-вимоги, заявки на пропозиції повинні також включати інформацію для постачальників про те, як реагувати. Необхідно включити інформацію для постачальників про те, як підійти до покупця, процедуру оцінки, яка буде використовуватися, бажаний формат пропозиції, кінцевий термін, критерії відбору, які будуть використовуватися, контактна інформація та запланований графік проекту.
