Сфера ділового спілкування включає багато типів офіційних листів. Лист-запит, який іноді пишеться як "запит", часто є першим кроком до подальшого спілкування. Бізнес між споживачем і виробником, між двома підприємствами або між роботодавцем і працівником часто починається з запиту однієї сторони. Зв'язок також може закінчитися, як тільки письменник отримає цю початкову відповідь.
Поради
-
Всякий раз, коли ви пишете комусь просити інформацію, це запит. Їх можна використовувати для вирішення всіх питань, таких як спонсорство, вакансії, продаж, проекти та фінансування.
Запит основного визначення
Отже, що таке лист запиту? Коли особа потребує конкретної інформації від іншої сторони, ця особа може розглянути можливість написання листа-запиту. В основному, цей лист ставить питання чи запит читачеві з наміром переконати читача відповісти. Ідеальний запит ідентифікує конкретну особу, здатну забезпечити адекватну відповідь у стислій, цілеспрямованій формі. Наприклад, власник бухгалтерської компанії може надіслати запит до менеджера з продажу офісних приміщень для запиту каталогу чи візиту торгового представника, пояснюючи, що він планує оновити або перенести свою фірму.
Основний формат
Забудьте про звернення до Вашого листа-запиту "До кого це може стосуватися"; замість цього визначте конкретну контактну особу в межах заголовка та вітаю вашого листа, коли це можливо. Наприклад, якщо ви пишете, щоб запитати про стажування, зробіть маленьку домашню роботу, по телефону або в Інтернеті, щоб визначити ім'я менеджера по найму. Стандартний лист-запит має приблизно три пункти. Перший абзац вказує, що хоче автор, наприклад, інформацію про продукт, робоче місце або інший запит; наприклад:
Шановна пані Сміт,
Я - студент коледжу, який працює у напрямку бакалавра мистецтв у сфері догляду за дітьми та молоддю. Проводячи стажування влітку 20XX, я знайшов список ваших програм для стажування на (назва веб-сайту).
У другому пункті пояснюються причини письменника про те, що він звертається до читача. Поясніть, чому ви вирішили зв'язатися з цим конкретним читачем і як потрібна вам інформація допоможе:
Оскільки ви є контактною особою для програми стажування, я пишу, щоб звернутися за додатковою інформацією. У кінцевому підсумку, я шукаю позицію на стажуванні, щоб поліпшити свої навички та досвід у догляді за молодими людьми, які перебувають під ризиком. На сьогоднішній день мої курсові роботи та досвід включають в себе (перелік курсів, відносна волонтерська робота, інші стажування.)
Останній абзац повинен зв'язати лист разом з виразом подяки за час і допомогу читача. Лист, як правило, закінчується привітальним закриттям, наприклад, "Щиро", за яким слідує ім'я письменника.
Запрошені та небажані
Довідкові листи надходять або як запити, або як запити. Запитувані листи запитів відбуваються найчастіше, коли бізнес рекламує свій продукт або послугу в надії спровокувати цікавість потенційних клієнтів. У тих випадках, коли споживач не може оглянути продукт на своїй власній основі, споживач повинен зв'язатися з бізнесом через запрошений лист-запит. У письмовому листі-запиті одержувач не надає попередньої інформації. Відправник запитує інформацію з джерела, який вважається, що має відповідь на запитання, без запрошення зробити це з джерела.
Запрошений приклад: гранти та фінансування
Багато фондів або компаній, які пропонують гранти, воліють отримувати листа-запит до отримання повної пропозиції гранту. Цей типово запитуваний лист-запит повинен повністю пояснити вашу потребу у фінансуванні і може перевищити основний три абзацу, але не повинен перевищувати трьох сторінок. Крім основного вступу, успішний запит на отримання гранту або запиту на фінансування повинен включати короткий опис вашої організації, заяву про необхідність, методологію, яку ви плануєте використовувати для досягнення бажаного результату, а також будь-які інші джерела фінансування план на користь.
Приклад: Стажування та робочі місця
Більшість листів-запитів на роботу та стажування надходять у небажаному порядку. Розгляньте можливість надсилання запитів, коли ви захоплюєтеся компанією, і думаєте, що ви можете поділитися взаємовигідними робочими відносинами. Почніть свій лист, представивши себе та свою зацікавленість у роботі з їхньою компанією. Подальші заходи, коротко включаючи, в одному або двох пунктах, інформацію про вашу кваліфікацію і те, як ви вважаєте, досвід у читацькій компанії принесе користь як вам, так і компанії. Отримання вашої ноги в двері з компанією, яку ви захоплюєте, робить для нагородження досвід стажування. А хто знає? Якщо ви добре підходите, це може призвести до стійкого положення.
