Конференц-дзвінки корисні для організації зустрічі з групою людей у різних місцях, які повинні приймати рішення. Групі адвокатів, можливо, доведеться зустрітися і вирішити стратегію для справи свого клієнта, або група молитов може намагатися спланувати весільний душ. Конференц-дзвінок може допомогти групі людей приймати рішення за лічені хвилини, що може зайняти кілька днів по електронній пошті і може бути неможливим особисто.
Елементи, які вам знадобляться
-
Телефон
-
Програмне забезпечення для планування зустрічей
Визначте людей, яких потрібно запросити на конференц-дзвінок. Потім визначте пріоритетне значення відвідуваності кожної людини. Якщо в конференц-дзвінок входять три-чотири особи, визначення пріоритетів списку запрошених може бути важливим. Але якщо ви запрошуєте шість або більше людей, більш імовірно, що виникатимуть конфлікти планування. Переконайтеся, що важливі особи, які приймають рішення, зможуть взяти участь.
Зв'яжіться з важливими учасниками, щоб визначити конфлікти планування. Дізнайтеся, чи будуть ці люди перебувати за межами міста протягом тривалого періоду часу, на літаку і недоступні для виклику або іншим чином не можуть бути присутніми. Організуйте час зустрічі навколо цих конфліктів.
Відправити запрошення всім учасникам. Використовуйте електронну пошту, Evite або іншу програму запрошення. Microsoft Outlook може запланувати зустріч, надіслати запрошення і дозволити запрошеним приймати або відхиляти. Ви швидко отримаєте загальне уявлення про те, хто може відвідувати та хто не може. Запрошені учасники можуть мати пропозиції щодо часу, які краще працюють для них, а також можуть надіслати вам пункти порядку денного у своїх відповідях на запит на нараду. Перегляньте своє запрошення на основі отриманого відгуку.
Заплануйте свою зустріч за допомогою послуги входу. Є кілька компаній, які спеціалізуються на розміщенні конференц-дзвінків, таких як FreeConference і InstantConference. Якщо ваша компанія часто планує конференц-дзвінки, дізнайтеся, чи має ваша компанія контракт з певною службою.
Відправити остаточне запрошення всім учасникам. Надішліть запрошення навіть людям, які відхилили оригінальний запит на нараду, якщо вони згодом стануть доступними. Переконайтеся, що в запрошенні включено всю відповідну інформацію, включаючи дату та час дзвінка, код країни та номер телефону, який повинні використовувати учасники, а також будь-які інші коди учасників. Також вкажіть свій контактний номер, щоб учасники могли зв'язатися з вами безпосередньо, якщо у них виникли проблеми з набором.
Поради
-
Якщо ви ніколи раніше не користувалися послугою конференц-дзвінка, запитайте про ясність дзвінків і простоту використання. Є деякі безкоштовні послуги, а деякі з них стягують плату. Порівняйте ціни на платне обслуговування та визначте, що найкраще відповідає потребам вашої компанії.
