Ведення дрібного касового фонду становить 90 відсотків. Інші 10% контролюють, кому дозволено отримати доступ до коштів. Незалежно від того, який тип бізнесу ви перебуваєте і незалежно від того, що ви використовуєте ваші дрібні грошові кошти для, дотримуючись цих двох принципів поряд з деякими простими процедурами бюджетування буде тримати ваш дрібний фонд готівки збалансований.
Файл підтвердження всіх покупок
Під час ведення дрібного касового фонду, перше, що потрібно зробити, це створення ефективної та функціональної системи обліку. Ви повинні отримувати квитанції та рахунки-фактури за кожну операцію, в якій використовуються дрібні грошові кошти, і робити їх копії. Це гарантує, що у вас є два окремі файли, якщо ви втратите квитанцію. Не просто занотуйте свої квитанції в папку, а подайте їх в хронологічному порядку і розгляньте можливість розміщення квитанцій в окремих папках на кожен місяць.
Встановіть прийнятні варіанти використання для дрібних грошей
Не використовуйте дрібні готівки без розбору. Ви повинні мати конкретні настанови, які ви можете використовувати для готівки, і що ви не можете. Наприклад, придбання алкоголю засобами, як правило, є неприйнятним, навіть якщо алкоголь був для соціальної події, що спонсорується бізнесом. Щоб захистити себе та всіх, хто має доступ до грошових коштів, необхідно мати письмові правила щодо прийнятних витрат.
Контроль доступу
Завжди тримайте свій дрібний фонд готівки заблокованим. Ви можете зберегти його у що-небудь, від ящика до шафи до сейфа, але не тримайте його в портативних коробках або інших контейнерах для зберігання, які можна легко перемістити або захопити. Не роздавайте ключі або комбінації більш ніж декільком людям. В ідеалі, вам слід надати лише одному чи двома людям ключ, а хтось ще попросити цих ключів за будь-які гроші, які вони потребують.
Виконуйте періодичні перевірки
Щоб забезпечити належне використання ваших грошових коштів, виконуйте періодичні перевірки. Ефективні перевірки не оголошені, а метою є випадкова перевірка записів, процедур обліку та контролю за вашим дрібним касовим фондом. Без аудиту дрібні грошові кошти можуть бути схильними до неправильного використання або поганого управління. Найпростіший спосіб провести аудит - це мати менеджера, який не має доступу до касових чеків у фондах кожні кілька тижнів.
