Створення та надсилання рахунків може бути трудомістким процесом. Тим не менш, це не процес, який слід пропускати або ігнорувати. Належним чином розроблений рахунок-фактура допомагає підприємству отримувати зарплату і надає правовий захист обом сторонам. Якщо ви коли-небудь перевіряєтесь Службою внутрішніх податків, ваша система виставлення рахунків може обґрунтувати ваш звіт.
Основи рахунків-фактур
Коли продавець хоче отримати оплату за товари або послуги, він відправляє рахунок-фактуру. Рахунок-фактура - це документ, який детально описує фінансові складові бізнес-операції. Рахунок-фактура включає в себе ім'я та контактну інформацію покупця і продавця, опис послуг або наданих товарів, вартість за одиницю товару і загальну суму заборгованості. Рахунки-фактури зазвичай також включають дату платежу, номер рахунку та бажаний спосіб оплати.
Отримання оплати
Рахунки-фактури допомагають компанії отримувати оплату в повному обсязі та отримувати оплату вчасно. Отримати оплату без належного рахунку може бути важко. Компанії зазвичай вимагають отримання детального рахунку до виплати платежів. Умови оплати можуть допомогти компанії швидко зібрати дебіторську заборгованість. Наприклад, компанія може сказати, що оплата здійснюється після отримання, протягом 30 днів з моменту отримання або 60 днів з моменту отримання. Включення політики рахунка-фактури за несвоєчасну оплату - наприклад, про те, що за прострочені платежі стягується плата в розмірі 20 доларів США - також може допомогти забезпечити швидку оплату.
Встановлення законних прав
Рахунки-фактури свідчать про те, що товари та послуги постачаються та встановлюють право компанії на оплату. У випадку, якщо клієнт не платить, компанія може використовувати контракти та рахунки-фактури, щоб законно продемонструвати суду про те, що він сплачує заборгованість. Крім того, компанія може зберігати копії рахунків-фактур та суми, виплачені контрагентам та постачальникам, щоб встановити, що вона виконала свої договірні зобов'язання щодо оплати.
Аудиторські докази
Навіть якщо ви зробите все правильно, завжди є можливість, щоб ваш бізнес міг бути перевірений IRS. Під час аудиту IRS хоче переконатися, що ви правильно повідомили про всі доходи, які ви отримали протягом року. Якщо у вас є організована система послідовно пронумерованих рахунків-фактур, IRS має більше впевненості, що ви повідомили про доходи повністю та правильно. Якщо рахунки-фактури є невідповідними або неіснуючими, тягар доведення лежить на вас, щоб показати, що ви не приховуєте жодного доходу.
