Стандартна операційна процедура - це письмовий документ, що описує конкретні дії, необхідні для виконання повторюваного завдання або процесу. СОП не відповідають жодному набору або шаблону, оскільки вони відрізняються залежно від організації та використання. Наприклад, СОП для виробничих операцій на заводі-виробнику буде сильно відрізнятися від тієї, яка була створена для навчання персоналу з продажу в торговому середовищі.
Цілі
Підприємства можуть здійснювати СОП для зменшення відходів та збільшення прибутку. Некомерційна організація може використовувати SOP для кращого обслуговування спільноти. Деякі компанії використовують СОП для забезпечення дотримання урядових правил або для підвищення безпеки на робочому місці. Хоча причини для пошуку поліпшення можуть дещо змінюватися, незалежно від того, в якому середовищі використовується SOP, основною метою є підвищення ефективності в певному обсязі.
Девід Грусенмейер, старший юрист у Корнельському університеті, називає варіанти в операційній системі "ворогом" якості та ефективності. Таким чином, стандартна операційна процедура може бути використана для раціоналізації операцій шляхом встановлення незмінного набору кроків для досягнення конкретної мети.
Навіщо використовувати СОП?
Організації від військових США до неприбуткових організацій до великих корпорацій використовують СОП для:
- Підвищення ефективності.
- Підвищити якість.
- Забезпечити безпеку.
Окремі СОП можуть бути написані для виробничих ліній, очищення робочого місця, навчання працівників, процесу оплати праці та перевірки працездатності працівників, серед інших завдань.
Підготовча робота для створення СОП
Щоб створити індивідуальну SOP, Grusenmeyer пропонує кілька кроків:
- Шукайте ділянки у вашому бізнесі, де стандартні операційні процедури будуть корисними.
- З ваших висновків, визначити одну або дві області, де успіх, швидше за все, і прибуток буде найбільш постраждалих.
- Перейдіть за кроки, необхідні для виконання кожної операції, і розподіліть їх за важливістю.
- Нарешті, зібрати команду менеджерів і співробітників з найбільшим знанням про цей процес і скоординувати з групою для створення СОП.
Написання СОП
Назвіть СОП і опишіть, які завдання включені. У описі наведено відомості про:
- Хто буде робити роботу.
- Які матеріали та обладнання потрібні.
- Яким має бути кінцевий результат.
Дайте конкретні покрокові деталі, як виконати завдання, до того моменту, коли непідконтрольний працівник міг виконати завдання адекватно, дотримуючись інструкції. Навчити всіх співробітників, які будуть працювати в певному обсязі щодо завдання щодо деталей SOP, і послідовно контролювати та оцінювати SOP.
Поради
-
Якщо ваша організація чи бізнес збираються проводити операцію або процедуру один раз, наприклад, для спеціального проекту, SOP буде нерелевантним. Однак, коли повторювані процедури є частиною ведення бізнесу, створення SOP є надійним управлінням бізнесом.
