Незважаючи на технічний прогрес в галузі електронних комунікацій, факсимільні апарати залишаються важливим методом розповсюдження документів станом на 2015 рік. Файлові листи служать важливим елементом для оповіщення одержувачів про те, хто повинен отримувати факс, і що в ньому.
Відправник і приймач
Однією з основних функцій титульного листа факсу є ідентифікація відправника та одержувача документа. Хоча аркуші обкладинки є необов'язковими, відсутність основної контактної інформації може призвести до втрати передачі. Якщо одержувач не отримає факсу, сповіщення "Одержувач" на титульному аркуші допомагає документу отримати потрібну особу. Крім того, одержувач факсу, який розпізнає ім'я відправника, може швидше звернутися до документа. Багато компаній мають листи на основі факсів на основі шаблонів, а їхні імена та логотипи вже надруковані на сторінці.
Деталі документа
Типовий титульний аркуш факсу також містить розділ, з якого було надіслано факс, або коментарі до корпусу документа. Цей розділ корисний, коли відправник має занепокоєння щодо того, чи хтось серйозно ставиться до передачі. Наприклад, якщо компанія подає пропозицію щодо незатребуваної пропозиції, наприклад, титульний аркуш може свідчити про користь, яку отримує одержувач від читання матеріалів. Детальна інформація щодо документів може також нагадати одержувачу, що матеріали, надіслані факсом, слідують за попередньою дискусією або угодою.
Дата та номери сторінок
Датою передачі та кількістю відправлених сторінок також є загальні елементи на титульному аркуші. Обидва вони важливі для ведення обліку та точності. Дата на факсі дозволяє відправникові підтвердити, що він виконав певний термін подання. Кількість сторінок факсу дуже важлива для захисту від неповних передач. Титульний аркуш може містити "5 сторінок, включаючи титульний аркуш". Це сповіщає одержувача, що передача повинна містити п'ять загальних сторінок. Якщо вони відсутні, одержувач може сповістити відправника про неповний документ.
Додаткові відомості
Титульна сторінка факсу також використовується для передавання конфіденційності та безпеки з певними документами. Державні установи, фінансові установи та юридичні офіси належать до організацій, які можуть мати декларації про конфіденційність або конфіденційність на титульному аркуші. Ця заява сповіщає одержувача про делікатний характер додатка і допомагає забезпечити підзвітність у захисті конфіденційних документів. Факси також можуть юридично прив'язати одержувача до договірних або регуляторних вимог. Деякі компанії використовують передачі факсів для надсилання документів, подібних до мемо, і включають лише титульний лист із коротким або коротким повідомленням на одній сторінці.
