Матриця розподілу документів дає вам візуальне посилання, щоб визначити, як спілкуватися з широким колом людей. Ці матриці корисні для бізнесу, школи та будь-якої іншої організації, яка здійснює зв'язок за допомогою друкованих або комп'ютеризованих документів. Комп'ютеризовані інструменти електронних таблиць, такі як Excel, Numbers, 1-2-3 або Calc, є найкращими засобами для створення матриці розподілу документів, але ви можете використовувати будь-яке програмне забезпечення, яке дозволяє створювати таблиці. Якщо ваша організація невелика, ви можете витягти свою матрицю вручну.
Запустіть нову книгу в програмі електронних таблиць або створіть нову таблицю в програмі обробки текстів. Програми електронних таблиць можуть обробляти більше даних, ніж таблиці, тому виберіть цей формат, якщо у вас є така можливість.
Перелічіть усі типи документів, які використовуєте для своєї організації, у верхньому рядку електронної таблиці, починаючи з другого стовпця. Типи документів для загальної матриці можуть включати календарі, протоколи зустрічей, звіти про заробітки та спеціальні бюлетені. Якщо ваша матриця призначена для конкретного проекту, перелічіть окремі документи, пов'язані з проектом, а не категорії документів. Наприклад, матриця документів проекту будівництва може містити такі елементи, як електричні креслення, архітектурні креслення, фасади та копії конкретних дозволів.
Перелічіть усіх учасників вашої компанії чи організації на першому стовпці ліворуч від таблиці, починаючи з другого рядка. Розбийте людей на категорії, якщо це можливо. Наприклад, в малій бізнес-матриці, категоріями можуть бути "Управління", причому всі управлінські працівники перераховані в алфавітному порядку під заголовком категорій "Співробітники" з перерахованими в алфавітному порядку нижче, "Клієнти" з переліченими за алфавітом і "Маркетинг" з усіма перелічені ваші зовнішні маркетингові контакти.
Перевірте рядок заголовка та стовпець, щоб переконатися, що обидва списки завершені. Якщо це полегшує перегляд матриці, додайте затінення до рядків категорій-членів, щоб у вас був розрив між типами людей, які отримують вашу документацію.
Створіть перший стовпець документа, який буде стовпець B у більшості програм електронних таблиць, і розмістіть "e" у комірці поруч із ім'ям будь-якої особи, яка має отримувати цей документ в електронному вигляді. Помістіть "p" у камеру поруч з будь-якою особою, яка має отримати паперовий примірник цього документа. Якщо особа не повинна отримувати цей документ, залиште камеру поруч із його ім'ям порожнім. Якщо ваші потреби складніші, змініть нотації відповідно до вашої організації. Наприклад, можна ввести "2 паперові копії" або "p-2", щоб вказати кілька копій. Поки всі у вашій організації розуміють позначення, використовуйте будь-який метод, який працює для вас.
Повторіть процедуру для кожного стовпця, опустіть список, щоб позначити паперові та електронні копії. Це завершує матрицю розподілу документів.
Створіть гіперпосилання з робочого листа матриці розподілу документів у базу даних контактної інформації, якщо це можливо. Це дозволить вам натиснути на назву у вашій матриці, щоб відкрити контактну інформацію цієї особи, щоб ви могли легко надсилати електронні або паперові копії. Перевірте файл "Довідка" програми електронної таблиці, щоб дізнатися, як це зробити.
Поради
-
Можна також використовувати матриці розподілу документів для запису, де зберігаються ваші документи. У цьому випадку перелічіть ваші документи в першій колонці і ваші місця зберігання у верхній частині, наприклад "Веб-сервер", "Кабінет подачі головного офісу 1", "Комп'ютер прийому" і так далі. Помістіть "X" у клітинку, де зустрічаються рядки заголовка документа та місце зберігання.
