Письмова пропозиція завжди пропонує відповісти на необхідність за допомогою послуги, продукту або проекту. Щоб досягти успіху, пропозиція повинна одночасно інформувати та переконувати аудиторію щодо кваліфікації, рішення та бюджету заявника.Запропонована пропозиція зазвичай надає конкретну інформацію, яку читачі запитують у певному порядку та форматі. Потрібна пропозиція інколи переконувати читачів у тому, що така потреба існує. У будь-якому випадку, пропозиція повинна мати переконливий початок, середину та кінець. Налаштуйте кожну секцію своєї пропозиції, щоб надати вам лаконічно, що ваші читачі повинні знати, щоб прийняти запропоноване рішення з упевненістю.
Початок
Створіть "передню справу" своєї пропозиції. Як правило, це складається з листа передачі, титульної сторінки, змісту та резюме проекту. Ваша резюме пропозиції може мати форму абстрактного тексту від 100 до 300 слів або резюме на одну сторінку.
Почніть свою пропозицію з заголовком "Вступ". Розкрийте мету своєї пропозиції та перегляньте її зміст. Опишіть свої стосунки з читачами або з різними джерелами інформації. Коротко опишіть своє рішення, особливо його переваги, щоб привернути ваших читачів.
Обговоріть «Ваша пропозиція». Вкажіть проблему та опишіть вашу аудиторію. Продемонструйте, що ви дослідили цю проблему з декількох ракурсів, щоб отримати правильне рішення. Чітко вкажіть свої приміщення та припущення та визначте основні терміни, які ви використовуєте в пропозиції.
Середній
Опишіть своє «Рішення». Покажіть своїм читачам, чому ваше рішення є найкращим способом вирішення нагальної проблеми. Обговоріть переваги свого рішення переконливо, бажано використовуючи тверді факти і цифри, щоб підтримати свої твердження.
Опишіть «підхід» або «методологію», за допомогою якого ви будете реалізовувати своє рішення. Включіть інформацію про те, як ви будете послідовно працювати та керувати роботою, а також забезпечте достатню кількість праці та ресурсів для надання якісних результатів. Докладний графік, що вказує основні етапи та критичні контрольно-пропускні пункти, а також робочий план показує участь усіх учасників у часі.
Перелічіть свої «Кваліфікації», щоб Ваші читачі були зручними та впевненими у своїх здібностях. Надайте докази того, що у вас і вашої команди, якщо є, є досвід і досвід, щоб добре виконати цю роботу.
Позначте «бюджет», в якому перераховані всі необхідні ресурси та відповідні витрати. Розрахуйте загальну вартість роботи, включаючи робочу силу, матеріали, обладнання, матеріали та ін.
Кінець
Завершіть висновок, який повторює та підкреслює переваги вашого рішення. Закликайте заохочувально, впевнено і переконливо. Запропонуйте надати додаткову інформацію за потребою.
Назвіть ваші «Посилання». Наведіть джерела, які ви використовували для розробки вашої пропозиції.
Складіть розділ "Додатки", що складається з додаткових документів, які підтримують претензії або ілюструють заяви, зроблені у вашій пропозиції. Вони можуть включати електронні таблиці, блок-схеми, подібні проекти або тематичні дослідження, резюме, рекомендаційні листи, білі папери тощо.
Поради
-
Інформаційні потреби вашої аудиторії повинні спрямовувати те, що потрібно включити або виключити з вашої пропозиції.
Поведіть ваших читачів від занепокоєння з приводу хвилювання щодо вашого рішення. Попередньо перегляньте інформацію про витрати за допомогою обнадійливої кваліфікації та слідуйте за нею резюме цікавих можливостей та переваг вашого рішення.
Можливо, вам не потрібні всі вищезгадані розділи, і навіть можна об'єднати кілька розділів в одну. І навпаки, ви можете створювати нові розділи, щоб задовольнити потреби ваших читачів. Наприклад, додайте розділ «Огляд літератури» після «Довідкова інформація», щоб описати роботу, яка тісно пов'язана з вашою пропозицією; або, додайте розділ «Контракт» після «Кваліфікації», щоб вказати ваші договірні припущення, очікування або винятки.
Форматуйте свою пропозицію для легкого читання. Створюйте кожен абзац, щоб почати або закінчити свою основну точку, залишивши середню частину для деталей або прикладів. Переконайтеся, що кожен абзац не перевищує 10 рядків. Накреслення або підкреслення ключових точок і використання заголовків і підзаголовків, щоб допомогти читачам швидко знайти інформацію. Якщо не вказано інше, використовуйте розмір шрифту від 10 до 12 пунктів.
Перевірте свою пропозицію щодо орфографічних та граматичних помилок. Де це можливо, отримайте свіжий набір очей, щоб переглянути вашу пропозицію перед друком і поданням.
Створювати шаблони та адаптувати відповідні розділи успішних пропозицій у майбутніх пропозиціях.
