Хороший зв'язок з постачальниками вашої компанії має важливе значення для підтримки плавного функціонування ланцюга постачання. Коли ваш бізнес переїжджає, ви хочете переконатися, що всі ваші постачальники отримують сповіщення і мають час для оновлення інформації про контакт і доставку. Лист із зміною адреси не складно підготувати, але вам потрібно зробити трохи планування. Не залишайте це завдання до останньої хвилини.
Складіть повний список розсилки постачальників вашої компанії. Початок складання списку принаймні за шість тижнів до дати переїзду бізнесу, щоб ви могли надсилати повідомлення про зміну адресних листів раніше. У деяких випадках може знадобитися надіслати більше однієї літери. Наприклад, постачальник може мати відділ замовлень і доставки, який відокремлений від своїх розрахункових відділень. Ви повинні повідомити обох.
Помістіть інформацію про зміну адреси лише в тілі листа постачальникам. Використовуйте фірмовий бланк компанії або вкажіть поточну адресу та контактну інформацію в привітанні або закритті листа після звичайного формату ділових листів.
Повідомте постачальникам, що ваш бізнес переміщується у першому абзаці листа і дають дату зміни. Фактичне переміщення може зайняти кілька днів, тому вкажіть точну дату, на яку листування та відправлення повинні бути надіслані на нову адресу. Поясніть, чому компанія рухається. Наприклад, повідомляючи постачальникам про компанію, вона розширюється і потребує більшого обладнання, що дозволяє їм знати, що відбувається таким чином, що створює сприятливе враження. Якщо буде період, протягом якого операції будуть закриті, вкажіть дати, коли підприємство буде закрито.
Введіть нову адресу підприємства у другому пункті. Якщо поштова адреса буде відрізнятися від адреси, включіть її також. Надайте будь-яку іншу контактну інформацію, яка змінюється, наприклад, номери телефонів. Надішліть листа за зміною адреси щонайменше за три тижні до переїзду, щоб постачальники встигли оновити свої записи. Нарешті, надайте номер телефону або адресу електронної пошти для постачальників, щоб задати питання, якщо це необхідно.
Поради
-
Слідкуйте за своїм листом, надіславши електронний лист із запитом про підтвердження того, що лист-адреса зміни надійшов, і нагадаєте постачальникам про майбутнє переміщення. Ви також можете опублікувати зміну адреси на веб-сторінках і сторінках соціальних медіа. Надайте веб-адреси цих сайтів у листі та електронній пошті.
