Писати про зміну політики складно писати, тому що зміна зазвичай не сприяє клієнту або працівнику, навіть якщо це необхідно. Листи зміни політики, як і будь-які листи, що передають негативні новини, вимагають ретельної підготовки та розгляду. Якщо ви пишете лист уважно, це може пояснити обґрунтування зміни та зберегти добру волю клієнтів або працівників.
Використовуйте фірмовий бланк компанії. Оскільки цей лист є юридичним повідомленням про зміну політики, він повинен виглядати офіційно та формально.
Введіть повну дату. Пропустіть пробіл рядка.
Введіть назву, організацію та адресу одержувача. Якщо цей лист - це масова розсилка всім працівникам або всім клієнтам, ви можете або пропустити ім'я та адресу, або скористатися функцією злиття в програмі обробки текстів, щоб автоматично вставити ім'я та адресу для кожної літери. Пропустіть простір іншого рядка.
Введіть "Шановний містер / господа. (Ім'я)", за яким слідує двокрапка. Якщо це масовий лист, використовуйте загальне вітання, наприклад, "Шановний оцінений клієнт" або "Шановний співробітник". Пропустіть простір іншого рядка.
Почніть лист, пояснивши проблему, яка призвела до зміни політики. Використовуйте будь-які факти або статистичні дані, які допоможуть переконати одержувача. Завжди обговорюйте проблему спочатку в негативному повідомленні - якщо одержувач розуміє проблему, вона, швидше за все, прийме ваше рішення.
Поясніть зміни політики у конкретній, зрозумілій мові. Поясніть, коли нова політика набуде чинності, наслідки невиконання політики, а також будь-які деталі, які потребуватимуть працівника або клієнта для здійснення змін.
Дякуємо клієнту або працівнику за її час і співпрацю. Надайте їй контактну інформацію, якщо вона має якісь питання щодо політики.
Введіть "З повагою" і пропустіть три пробіли. Введіть своє повне ім'я та назву. Підпишіть своє ім'я над введеною назвою.
Зробіть копію листа для ваших записів і надайте іншу копію для вашого юридичного відділу. Надсилайте оригінальні листи. Якщо зміна політики є важливою або є наслідком зміни закону, надсилайте листи сертифікованою поштою, щоб мати запис про те, коли кожен одержувач отримав лист.
Поради
-
Тримайте лист коротким і ввічливим. Не переоцінюйте негативні новини, які могли б створити непередбачені лазівки у зміні політики.
