Формальні листи є частиною майже кожної професії, незалежно від того, в чому поля. Зауваження, запити та запрошення: вони приходять у всіх формах і розмірах, але майже всі мають однаковий формат. Початок професійних листів важливий, тому що вони задають тон вашому читачеві. Якщо ваш лист звучить безлично або непрофесійно, читач може поставити під сумнів легітимність вашого бізнесу або вашу здатність працювати з інформацією, пов'язаною з роботою, в листі. Заради вашого читача професійні листи повинні бути ввічливими, лаконічними та інформативними.
Напишіть свою адресу у верхній частині листа. Використовуйте ділову адресу, місто та поштовий індекс. Адреса повідомлятиме читачеві, звідки йде лист і куди вони можуть відправити власні кореспонденції.
Напишіть дату написання листа в одному рядку нижче адреси. Напишіть місяць, дату та рік (24 грудня 1997 року). Дата буде інформувати читача про те, коли було написано лист.
Напишіть адресу читача на рядок нижче дати. Почніть з їхнього імені (як правило, додавайте особисту назву, як доктор або місіс) і додайте їхні адреси, місто та поштовий індекс у рядках нижче. Якщо ви надсилаєте лист у конверті вікна, цей розділ буде повідомляти поштове відділення, куди слід відправити лист.
Почніть з вітання кілька рядків нижче адреси читача. Почніть з "Шановні …" і додайте їх повне ім'я. Використовуйте особисту назву, щоб продемонструвати повагу до одержувача листа. Додайте двокрапку після імені (Шановний пане Джон Сміт:)
Поради
-
Використовуйте шрифти, які виглядають професійно, наприклад Arial або Times New Roman. Двічі простір і використовуйте шрифт розміром 12 пунктів.
Використовуйте бланки для всіх відповідностей, які включатимуть ваше ім'я та адресу.
