Одним з часто пропускаються, але цінним аспектом бізнесу є привітання голосової пошти. Пам'ятний і професійний запис робить позитивний вплив. Зробіть привітання підходящою для компанії, додаючи при цьому стиль з деякою особистістю. Найкращі вихідні записи мають потрібну кількість аромату, не втрачаючи професійного дотику.
Основні інгредієнти
Бізнес-голосова пошта повинна мати декілька інгредієнтів. Вкажіть ім'я особи, на яку було набрано розширення, назву компанії та відділ. Запросіть абонента залишити повідомлення; Часто абонент не усвідомлює, що вона досягла голосової пошти. Скажіть клієнтам, коли вони можуть очікувати зворотного дзвінка, і запропонувати альтернативний контакт, якщо це можливо. Додати веб-сайт або електронну пошту компанії. Залиште лише один додатковий контакт для стислості, застерігає Крістофер Нуль, пишучи в PC World. Побудуйте вітання коротким і точковим.
No-Nos
Уникайте використання мобільного телефону для запису привітання. Для запису привітання краще використовувати наземну лінію. Якість звуку на стільниковому телефоні не настільки хороша, як наземна лінія. Професійні привітання не повинні звучати спотворені або тріщини. Уникайте стандартних вітань. Вони звучать автоматизовано, безособово і холодно. Переконайтеся, що фонові шуми не записуються. Погано записане привітання з телефоном може повернути клієнтів і відвести. Уникайте "um" і "uhs". Підготуйте сценарій перед записом, щоб він легко протікав.
Загальне привітання
Загальне привітання використовується щодня для щоденних пропущених дзвінків, коли телефон відсутній. Це привітання зазвичай відтворюється для людей, які телефонують з-за меж компанії.
«Ви досягли (компанії), де (слоган). Це (назва), ваш довідник (відділ). На жаль, зараз я не можу потрапити до телефону, але залиште мені повідомлення з вашим ім'ям і номером телефону, і я поверну вам ваш дзвінок якомога швидше. Або надішліть мені електронний лист на (адреса електронної пошти).
Привітання за межами офісу
Повідомлення за межами офісу використовуються, коли хтось піде з офісу на певний проміжок часу. Більшість послуг голосової пошти дозволяють привітанням грати протягом встановленого періоду часу, щоб ніхто не пам'ятав, щоб вимкнути привітання з офісу.
“Привіт, це (назва) у (департаменті). Я покидаю офіс до (дати). Я буду перевіряти свої голосові листи протягом дня, тому, будь ласка, залиште мені повідомлення, і я поверну ваш дзвінок якомога швидше. Якщо вам потрібна додаткова допомога, ви можете зв’язатися з (альтернативною контактною особою) за адресою (номер телефону) або відвідати наш веб-сайт за адресою (URL)."
