Бізнес-голосова пошта відрізняється від домашньої або стільникової голосової пошти тим, що вона повинна передавати більше інформації та має професійний, а не знайомий тон. Частини ділової голосової пошти включають привітання (яке вказує ваше ім'я та назву вашої компанії), тіло (яке дозволяє людям знати, чого очікувати від повернених повідомлень), а також вимога (що зазвичай є простим «дякую»)).
Привітання
- Дякуємо, що зателефонували назва компанії. Ви досягли столу ваше ім'я. Зараз я перебуваю поза офісом і не можу прийняти ваш дзвінок. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер телефону та детальне повідомлення, і я поверну вам ваш дзвінок якомога швидше. Дякую."
Замість того, щоб сказати «якомога швидше» для повернення повідомлень, ви можете вказати, як скоро ви повернете повідомлення, наприклад, два робочі дні.
Зайнято
Примітка: хоча зайняті вітання можуть бути корисними, вони іноді можуть виявитися неприємними, оскільки людина, що залишає повідомлення, може очікувати, що дзвінок буде повернуто раніше.
- Дякуємо, що зателефонували назва компанії. Ви досягли столу ваше ім'я. Зараз я перебуваю в іншому дзвінку. Будь ласка, залиште своє ім'я, номер телефону та детальне повідомлення, і я поверну вам ваш дзвінок якомога швидше. Дякую."
Детально
Детальні вітання корисні в тому, що вони виглядають більш професійними; однак, детальні вітання часто є більш утомливими, щоб не відставати.
- Дякуємо, що зателефонували назва компанії. Сьогодні є який день тижня, і ви досягли столу ваше ім'я. Я буду поза офісом до дати в час. Якщо вам потрібна допомога до цього, зверніться до назва особи за номером номер телефону. Дякую."
