Більшість готелів проводять нічні перевірки, або перевіряють баланс своїх гостьових книг.Ці перевірки завершуються для того, щоб забезпечити точність облікових записів гостей, перевірити фінансові операції дня та відстежувати відсотки зайнятості та прибутки в номері, а також визначити, які гості будуть перевіряти наступного дня. Нічні перевірки можуть проводитися вручну або в електронному вигляді, і є багато кроків у загальній процедурі.
Повне прострочення проводки
Нічні аудитори несуть відповідальність за те, щоб усі гостьові операції з дня були правильно нараховані та розміщені на рахунках гостей. Ці витрати повинні бути опубліковані на точну дату, або можуть виникнути плутанини та невідповідності, коли гость виїжджає. Деякі приклади таких зборів включають плату за обслуговування номерів, оплату за телефон або Інтернет, послуги хімчистки, міні-бар або витрати на паркування автомобіля працівником готелю.
Узгодження стану та тарифів
Після ознайомлення з звітом про зайнятість дня та звітами про порядок ведення домашнього господарства, які виконуються щоранку, нічний аудитор повинен узгодити будь-які розбіжності між цими двома звітами, щоб дізнатися фактичний стан перебування в номері готелю. Потім він порівнює записи реєстрації гостей з звітом про кімнату, щоб переконатися, що нараховані або цитовані ставки збігаються. Наприклад, деякі гості можуть вказати корпоративну знижку під час реєстрації, але в системі бронювання вона вказана як стандартна ставка.
Підтвердити відсутність показів
Якщо гості мають застереження, але ніколи не реєструються, вони вважаються відсутніми. Нічний аудитор повинен перевірити цю інформацію в системі фронт-офісу, щоб переконатися, що дублікати застережень видалені, оплата не відображається, а кімнати позначені доступними. Він також повинен внести в систему записку про те, що клієнт не з'явився, тому немає жодних проблем, коли в не-шоу стягується плата.
Вартість номерів та податків
Процес нічного аудиту, як правило, набагато простіше за допомогою автоматизованої системи. Нічний аудитор просто розміщує або створює плату за фактичні ночі в номері та будь-які застосовані податки для всіх зайнятих номерів. Після підтвердження ставок і податків, нічний аудитор створює тариф на проживання та податковий звіт.
Генерація звітів
Нічний аудитор створює декілька інших звітів, окрім ставки за проживання та податкового звіту. До них відносяться звіт про щоденні операції, окремі звіти відділу та звіт про високий баланс. Звіт про щоденні операції складається з короткого викладу всього робочого дня та включає в себе деталі, такі як загальний дохід, касові операції, офіційна статистика та дебіторська заборгованість. Окремі звіти відділу включають всі операції з інших відділів готелю, такі як ресторан чи бар на місці, обслуговування в номері та інші готельні зони. Звіт про високий баланс просто визначає гостей, які можуть бути близькі до досягнення лімітів кредитних рахунків.
Заключні процедури
Нічний аудитор порівнює грошові виплати та виплати, балансує регістри, а потім створює ваучер грошового вкладу для банку. Потім вона резервує комп'ютерну систему готелю, щоб забезпечити збереження всієї інформації. Остаточна процедура розповсюдження всіх звітів та інформації відповідним сторонам, таким як генеральний менеджер, менеджер стійки реєстрації та обслуговування номерів або менеджер ресторану.
