Неприбутковий щорічний звіт є найбільш ефективним, коли він написаний і розроблений з урахуванням важливості та використання документа. Документ є звітною карткою, визнанням донорам та іншим прихильникам, можливістю обміну інформацією з некомерційною спільнотою та маркетинговим інструментом для залучення нових прихильників. Річний звіт читачів шукає кількість, якість і результати інформації про програми, клієнтів і доходи. Добре розроблені річні звіти включають баланс розповіді, фотографії, списки та графічні зображення фінансових даних. Добре написаний щорічний звіт розповідає про окремі історії за круговими діаграмами та списками донорів.
Визначте зміст вашого річного звіту. Незалежно від того, чи є ваша публікація товстим, глянцевим журналом або інформаційним бюлетенем на чотири сторінки, ваші читачі будуть шукати конкретну інформацію у вашому щорічному звіті: сторінка-одне лист від голови правління неприбуткової організації або головного виконавчого директора, звіти про організаційні досягнення, звіти від спеціальні програми або головні підрозділи, фінансові звіти, список членів правління та ключових працівників, а також список донорів, організований за кількістю та алфавітом за назвою.
Використовуйте чітке, просте і чесне письмо з неформальним, але професійним тоном. Сформулюйте факти просто і використовуйте розслаблений і особистий тон, щоб писати про досягнення та особисті історії, які описують вплив на клієнтів і спільноту.
Вибирайте слова в письмовій формі, які передають позитивність, гордість і відданість вашій місії. Уникайте зайвого драматичного письма, але обмінюйтеся інформацією, яка залучає читача і звертається до донорів, які відчувають почуття партнерства у вашій роботі. Наприклад, розкажіть історію одного клієнта, щоб описати досягнення програми та поєднати діяльність з місією вашої організації.
Включіть пару бічних панелей, щоб виділити важливі дані з програмних звітів, такі як розбивка клієнтів за віком та етнічною приналежністю або учасників програми пошуку роботи та їх статусу наприкінці року. Ця узагальнена інформація допомагає читачам зрозуміти нижню частину статей, а також додає людську перспективу.
Підготуйте графіку для своєї фінансової інформації, використовуючи дані у фінансовому звіті, щоб показати тенденції, підсумки та резюме. Наприклад, створіть кругову діаграму, яка показує відсоток бюджету, який використовується кожним відділом, або гістограму, яка показує зміни в пожертвах за останні чотири роки. Скористайтеся текстовим полем, щоб перелічити загальні кошти, отримані від різних типів донорів, таких як фонд та особистість. Фінансові візуали надають читачам незабутні знімки.
Виберіть фотографії, які ви будете використовувати, щоб розповісти історії. Ви можете скористатися фотографіями будинку, який ваша організація допомогла побудувати, студентам у вашій післяшкільній програмі, тваринам у притулку, дерев, посаджених у шкільних приміщеннях, або персоналом, який організовує прогулянку.
Поради
-
Виберіть форматування на основі тривалості та змісту щорічного звіту. Довгий звіт може бути корисним для секцій, таких як програми, досягнення, фінанси та донори. Ви можете розділити текст, перекреслюючи фотографії та графіку у всьому оповіданні, відокремленому лише заголовками.
Типовий читач щорічного звіту найбільше зацікавлений у листі директора або голови правління, імені читача на списку донорів, фотопідписах та фінансових підсумках, повідомляє Board Café на сайті Blue Avocado.
