Коли ви зобов'язані написати професійний звіт, ви, можливо, розгубилися щодо інформації, яку потрібно включити. Бізнес-письмо, особливо для звітів, часто має формат і стиль, які слід дотримуватися. Коли ви звикли писати у форматі та стилі, необхідні для професійних звітів, ви повинні мати можливість швидко і легко написати звіт.
Перегляньте стиль написання звіту. На відміну від розповіді або написання есе, написання звітів є високоефективним. Будь-які зайві слова повинні бути видалені, а мова проста і пряма. Використовуйте активний голос і уникайте надмірної інформації.
Додайте елементи кулі, коли це можливо. Замість того, щоб щось пояснювати у формі речення, у звіті це пояснюється пулевим списком. Наприклад, особливості бізнес-проекту не будуть записані у формі абзаців, а перераховані з маркерами.
Розбийте абзаци так, щоб кожна з них була лише кількома рядками. Написання звітів не містить довгих абзаців.
Уникайте включення інформації, яку вже знає ваша аудиторія. З есе, ви часто припускаєте, що читач нічого не знає про тему. При написанні звіту видаліть всю інформацію, яку вже знає ваша аудиторія. Наприклад, якщо ви пишете звіт про нову політику компанії для керівного персоналу, не включайте загальну інформацію про свою компанію, яку менеджери вже знають. Проте ця інформація може бути включена, якщо звіт стосується групи нових співробітників.
Включіть додаткові матеріали до бізнес-звіту. Такі речі, як діаграми, графіки, фотографії, таблиці, діаграми та інші візуальні ефекти можуть бути використані для посилення звіту і зрозуміти сенс.
Розмістіть заголовки по всьому звіту, щоб полегшити посилання читачам на різні розділи.
