Нарахування заробітної плати є ключовим аспектом будь-якого бізнесу з працівниками. Для того, щоб працівники та податки на фонд заробітної плати були сплачені вчасно та точно, відділ заробітної плати повинен бути структурованим. Для досягнення ефективності у відділі роботодавець повинен документувати процедури оплати праці. Незалежно від того, чи є розрахунок заробітної плати великим або малим, письмові процедури заробітної плати є критичними для успішного розрахунку заробітної плати.
Створення форм оплати праці. Відділ заробітної плати, як правило, тісно співпрацює з відділом кадрів, щоб забезпечити належну оплату праці та отримання виплат працівникам. У цьому процесі використовуються декілька форм: листів часу / часових карток, форма W-2, графіки нарахування заробітної плати та / або календарі, форми запитів на відпустку, форми безпосередньої авторизації депозитів і листів з моніторингу за денною хворобою. Ви можете придбати ці форми в магазині канцелярських товарів або друкувати компанію.
Документуйте процедури обліку часу. Департамент праці США зазначає, що ви можете використовувати будь-яку систему обліку часу, яку ви хочете, за умови, що вона є правильною і повною. Процедури обліку часу повинні включати терміни подання листів у часі та метод, який використовується для розрахунку часу працівників.
Наприклад, запишіть процедури для ручного розрахунку карт часу працівників, наприклад, округлення вгору і вниз до найближчої чверті години. Якщо у вас є система обліку робочого часу, яка автоматично переносить штампи працівникам в програмне забезпечення заробітної плати, задокументуйте процедури для редагування. Це може полягати в тому, що керівники надсилають вам електронні повідомлення про зміни до кінцевого терміну.
Запишіть процедури обробки нарахувань на заробітну плату. Налаштуйте процедури обробки заробітної плати, щоб вони відповідали вашій системі оплати праці. Система нарахування заробітної плати може бути ручною, комп'ютеризованою або зовнішнім (зовнішнім). Вкажіть всі процедури обробки заробітної плати для вашої конкретної системи.
Наприклад, скажімо, у вас є комп'ютеризована система, в якій для обчислення заробітної плати використовуються штатні працівники та програмне забезпечення заробітної плати на місці. Документ, як використовувати програмне забезпечення. Вкажіть, як вводити заробітну плату працівників і як обробляти коригування заробітної плати, прямі депозити, податки на фонд заробітної плати, дні виплат, гарнітури, страхові виплати та оплату понаднормових робіт. Включайте кроки для подвійної перевірки заробітної плати перед друком зарплати та перед закриттям фонду оплати праці.
Якщо ви маєте декілька частот оплати (наприклад, щотижня та раз на два тижні), задокументуйте, як обробляти кожну з них. Процедури обробки заробітної плати повинні включати всі етапи обробки, починаючи з початку кожного розрахунку заробітної плати до кінця.
Включіть процедури післяопераційної обробки. Наприклад, скажімо, у вас є відділ бухгалтерського обліку або зовнішня податкова компанія, яка займається питаннями податку на зарплату компанії. Вкажіть необхідні файли та звіти, які повинні бути передані і до якої особи. Держава, якій слід отримувати зарплати / заробітну плату для розподілу, і включати інші компанії / особи, з якими ви повинні взаємодіяти. Наприклад, якщо відділ нарахування заробітної плати спрямовує кошти пенсійного внеску на постачальника пенсійного плану відразу після кожної обробки заробітної плати, включають необхідні кроки.
Процедури обліку документів. За даними Департаменту праці, роботодавець повинен вести записи про заробітну плату протягом мінімум трьох років. Державні процедури зберігання та подачі документів на заробітну плату, W-2s, звіти про нарахування заробітної плати, часові та інші платіжні записи.
Поради
-
Оновлюйте процедури нарахування заробітної плати кожного разу, коли відбувається процедурна зміна.
