Політика заробітної плати описує процес нарахування заробітної плати, оскільки він стосується адміністрування заробітної плати, обліку робочого часу, розрахунків заробітної плати та способів оплати. Задокументовані процедури забезпечують чіткий і чіткий процес затвердження, ефективну діяльність з розрахунку заробітної плати, наявність форм і відповідний контроль. Організація з встановленою політикою та процедурами заробітної плати може запевнити працівників у точному та своєчасному виплаті заробітної плати.
Значення
Заробітна плата є однією з найбільших витрат в будь-якій організації. Політика заробітної плати встановлює внутрішні перевірки та противаги для контролю та захисту цих витрат. Це знижує частоту помилок і можливість шахрайства. У великих компаніях процес нарахування заробітної плати передбачає багато часу та ресурсів. Процедури нарахування заробітної плати створюють ефективність з точки зору збору часу, обробки документів, введення даних, оплати та ведення обліку. Впроваджуючи автоматизацію і досягнення в області системної технології, процедури можуть бути економічно ефективними і заощадити гроші компанії.
Призначення
Політика заробітної плати гарантує, що працівники завжди отримуватимуть правильну плату в потрібний час. Це гарантує, що компанія дотримується федеральних, державних і місцевих законів, особливо тих, які стосуються податків, Medicare, соціального забезпечення та справедливих трудових стандартів. Дотримання законодавства допоможе компанії уникнути сплати штрафів. Процедури заробітної плати також підтримують впровадження встановлених структур і систем компенсацій, бюджетів департаментів і колективних угод.
Особливості
Політика заробітної плати визначає обов'язки та відповідальність персоналу та менеджерів заробітної плати. Оскільки нарахування заробітної плати включає конфіденційну інформацію, політика повинна визначати рівні доступу та рівень безпеки. Вона також визначає необхідну підготовку для різних груп працівників. Процедури нарахування заробітної плати докладно описують процес, відколи найнятий працівник. Вони включають в себе заробітну плату діяльності та форми, необхідні для обробки нових наймань, зміни зайнятості, оновлення інформації, спеціальних платежів, відрахувань, звітування про час і припинення.
Міркування
Щоб мінімізувати ризик шахрайства, політика заробітної плати повинна включати внутрішній контроль. Однією з форм контролю є поділ обов'язків. Наприклад, якщо в процесі обробки заробітної плати беруть участь два працівники, можна підготувати документи заробітної плати, а інший - дозвіл і затвердження. Орган, що затверджує, повинен переглянути всі дані щодо оплати праці та відпустки. Інша група або відділ, наприклад, бухгалтерський облік, може перевіряти операції з нарахування заробітної плати. Процедури заробітної плати повинні також захищати конфіденційність інформації про заробітну плату, забезпечуючи доступ до них лише уповноваженим особам.
Обов'язки
Відділ заробітної плати відповідає за управління робочим потоком заробітної плати для забезпечення ефективної та своєчасної обробки заробітної плати. Він встановлює графіки заробітної плати та терміни подання документів із заробітної плати. Співробітники заробітної плати призначають і контролюють доступ до інформації в системі оплати праці. Вони вводять інформацію в систему і вносять необхідні зміни. Менеджери повинні забезпечити, щоб необхідні документи заробітної плати були завершені та переадресовані у встановлені строки. Співробітники несуть відповідальність за перегляд платежів і відрахувань, а також за консультування відділу оплати праці про будь-які розбіжності. Вони також повинні бути в курсі своєї інформації.
