Якщо ви плануєте працювати секретарем або адміністративним помічником, потрібно переконатися, що у вас є правильні навички. Роль секретаря та адміністративного помічника швидко змінилася в останні роки, а також розвинулися навички, які потребують такі особи. Розуміння того, які навички та навички є найважливішими, полегшує пошук роботи та покращує успіх.
Комп'ютерні навички
Більшість секретарських робіт тепер виконується на комп'ютерах, тому секретарі повинні мати надійні навички роботи з комп'ютером. Ці навички включають можливість використання основних пакетів офісного програмного забезпечення, таких як Microsoft Office. Потрібні секретарі повинні ознайомитися з декількома різними версіями Microsoft Office, оскільки не всі компанії використовують останню версію.
Хороші навички спілкування
Секретари повинні мати надійні комунікативні навички, як письмові, так і усні. Секретарів часто закликають спілкуватися від імені своїх начальників, і вони повинні бути в змозі представити себе і своїх роботодавців у найкращому світлі. Секретарів часто просять складати листи з мінімальними інструкціями від своїх начальників. Це означає, що вони повинні володіти прекрасною англійською мовою, а також міцним розумінням ділового етикету та належних форматів ділового спілкування. Потреба у відмінному спілкуванні поширюється на всі області, починаючи від відносно неформальних комунікацій, таких як електронна пошта та миттєві повідомлення, бізнес-пропозиції та офіційні листи.
Типи та адміністративні навички
Секретари повинні мати дуже сильні навички набору тексту, оскільки значна частина їхнього дня витрачається на друкування листів, нагадувань, електронних листів та інших письмових повідомлень. Багато роботодавців вимагають від секретарських заявників пройти тест на друкування, тому будьте готові і практикуйте свої навички набору тексту перед інтерв'ю. Багато секретарів також виконують адміністративні функції, такі як основний облік і нарахування заробітної плати. Сильні математичні навички важливі в секретарських професіях, тому відточування цих навичок дуже важливо.
Навички людей
Сильні міжособистісні навички необхідні для будь-якого секретаря або адміністративного помічника. Ці люди регулярно працюють з багатьма різними відомствами, і вони повинні мати можливість співпрацювати з усіма в організації, щоб ефективно виконувати свою роботу. Секретари також працюють з тими, хто знаходиться за межами організації, часто виступаючи в ролі своїх босів. Доброзичливе ставлення і здатність поєднуватися з іншими людьми є важливими для цієї роботи.
