Таким чином, ви отримали замовлення та надіслали клієнту потрібний продукт або послугу. Вітаємо! Далі потрібно надати клієнтові оплату. Процес збору грошей починається з рахунку-фактури, надісланого клієнту, який відображає суму і строки оплати. Підготовка рахунку-фактури створює дебіторську заборгованість.Це має значення для вашого бізнесу, займаючи перше місце у списку активів, оскільки він легко перетворюється на гроші.
Поради
-
У бухгалтерському обліку підготовка рахунку-фактури створює дебіторську заборгованість. Як тільки він буде оплачений, рахунок-фактура стає готівкою.
Визначення рахунка-фактури
Рахунок-фактура для продажу - це діловий документ, який готується кожного разу, коли потрібно звернутися до клієнта з проханням про плату за надані вами товари чи послуги. Рахунок містить важливі деталі, такі як товар, кількість, ціна та умови оплати, такі як банківські реквізити компанії. Що стосується документів, то це один з найпростіших для створення, і це також один з найважливіших. Рахунок-фактура встановлює зобов'язання клієнта сплатити. Видаючи рахунок-фактуру, ви перевіряєте договір, який існує між вами та клієнтом, і що ви завершили свою сторону угоди. Після того, як клієнт погодиться на рахунок-фактуру, він стає юридичною заборгованістю, яку клієнт повинен сплатити.
У чому різниця між рахунком-фактурою та векселем?
На цьому етапі варто розібратися з деякою термінологією, оскільки часто буває багато плутанини щодо того, що таке рахунок-фактура і що таке рахунок-фактура. Рахунок-фактура завжди надсилається від продавця клієнту в надії на виплату протягом певного часу. Отже, коли ви надаєте товари та послуги, ви завжди створюєте рахунок-фактуру. Клієнт повинен заплатити рахунок. Отже, рахунок, який ви створили, на стороні клієнта - це рахунок. Це той самий документ, але з іншою назвою, залежно від того, чи ви платите чи отримуєте гроші.
З точки зору бухгалтерського обліку, ця відмінність важлива. Ви і клієнт використовуєте той самий рахунок-фактуру для цілей бухгалтерського обліку. Але, хоча клієнт буде використовувати рахунок-фактуру для запису грошей, які повинні залишити бізнес, який називається рахунком до сплати, ви будете використовувати його для реєстрації грошей, які прийдуть у бізнес, який називається дебіторською заборгованістю.
Яка інформація повинна бути представлена на рахунку-фактурі?
Як правило, ви можете розбити рахунок-фактуру на дві частини: заголовок рахунка-фактури та основний рахунок. Заголовок рахунка-фактури містить:
- Назва та адреса продавця.
- Ім'я та адреса одержувача.
- Дата рахунку - це життєво важливо! Годинник починає відмічувати для клієнта на дату рахунка-фактури. Якщо у вас є ліміт часу на платіж, який вам потрібно, то, включаючи дату, переконайтеся, що всі на одній сторінці про те, коли платіж настав.
- Унікальний номер рахунка-фактури.
- Номер ПО, якщо ви використовуєте систему замовлень на купівлю, щоб керувати своїми покупками.
Ядро рахунків містить:
- Детальний опис наданої послуги або поставленої продукції, включаючи кількість та ціни.
- Будь-які відповідні податки з продажу.
- Загальна вартість.
- Умови оплати. Наприклад, ви можете вказати "net 30", що означає, що вся сума сплачується через 30 днів.
- Спосіб оплати, такий як реквізити банківського рахунку або ім'я особи, куди клієнт може надсилати чеки.
Що таке рахунок-фактура продажу в умовах обліку?
Багато підприємств мають достатню кількість клієнтів, які не платять відразу. Якщо ви використовуєте метод обліку рахунків-фактур, ви будете записувати дохід, коли ви його заробили, а не тоді, коли гроші потрапляють на ваш банківський рахунок. Це означає, що вам потрібен метод реєстрації доходу, який ви маєте право отримувати, але якого ви ще не отримали. Рахунок-фактура збуту - це "дебіторська заборгованість" або "A / R". Дебіторська заборгованість відображає всі платежі, пов'язані з Вашим бізнесом, які ще не сплачені клієнтами.
Якщо ви думаєте про це, те, що ви дійсно робите, коли ви створюєте рахунок-фактуру, розширюєте безвідсотковий кредит клієнта на короткий час. Ви дозволяєте їм отримувати товари або послуги до оплати, виходячи з довіри, що платіж буде здійснено на дату платежу. Дебіторська заборгованість є просто способом реєстрації цієї довіри.
Як записати рахунок-фактуру?
A / R є неймовірно цінним для вашого бізнесу, тому що, коли вони платять, вони перетворюють негайно на готівку. Таким чином, ви запишете їх як активи на балансі компанії. Це звичайно, щоб перераховувати активи в порядку ліквідності, яка вимірює, наскільки швидко щось може бути перетворено в готівку. Таким чином, з усіх активів вашого бізнесу, грошові кошти є найбільш ліквідними, а активи, такі як нерухомість, акції в хедж-фондах та інші альтернативні інвестиції, є найменш ліквідними, оскільки ці предмети набагато складніше продати.
Дебіторська заборгованість перераховується як поточні активи, оскільки оплата здійснюється клієнтом протягом одного року або менше. І, оскільки вони перетворюються на готівку, в момент оплати рахунка, A / R є одним з найбільш ліквідних активів. Як правило, ви будете перераховувати їх нижче грошових коштів на балансі, а цифра, яку ви вставляєте, - це лише загальна сума всіх непогашених рахунків.
У чому різниця між дебіторською та дебіторською заборгованістю?
Зворотний бік дебіторської заборгованості - це кредиторська заборгованість. A / Ps відбувається, коли ви заборгованості по відношенню до своїх постачальників, тому що ви ще не заплатили рахунок. Як бухгалтерський запис, він являє собою ваше зобов'язання погасити короткостроковий борг. Щоб проілюструвати, уявіть, що постачальник відправляє вам справу з віджетами, а через кілька днів відправляє рахунок-фактуру на вартість $ 500. Ви зобов'язані сплатити ці гроші, тому ви записуєте $ 500 як дебет у стовпці кредиторської заборгованості і одночасно кредитуєте 500 доларів на витрати на сировину, які зазвичай перераховуються як вартість реалізованої продукції. Ваш постачальник очікує на отримання платежу, тому він записує рахунок-фактуру в стовпці дебіторської заборгованості.
Потім, коли ви пишете чек, щоб оплатити рахунок, ви введете кредит на суму 500 доларів у стовпці кредиторської заборгованості та дебет $ 500 на поточний рахунок. Якщо хтось дивиться на ваш звіт про прибутки та збитки, вони можуть побачити з першого погляду загальну суму, яку бізнес несе в неоплачених рахунках.
Що робити, якщо клієнт не платить?
У ідеальному світі, всі ваші клієнти будуть платити всі ваші рахунки на час, кожен раз. У реальному світі клієнти платять пізно, а деякі зовсім не платять. Проблема тут полягає в тому, що запис вашої дебіторської заборгованості повинна показати баланс усіх рахунків, які будуть конвертовані в готівку в найближчому майбутньому. Якщо клієнт не платить за 90, 120 або 360 днів - або взагалі не платить, це спотворює точність вашого балансу.
Правило номер один для стягнення заборгованості полягає в тому, що чим довше платиться, тим важче його збирати. Одним з найважливіших розрахунків для будь-якого бізнесу є визначення того, наскільки старі рахунки-фактури за допомогою процесу, який називається "старіння". Якщо ви використовуєте програмне забезпечення бухгалтерського обліку, звичайні категорії для цього типу звіту включають:
- Струм: Відразу ж.
- Від 1 до 30 днів: Витрати протягом наступних 30 днів.
- Прострочена від 31 до 60 днів.
- Прострочена від 61 до 90 днів.
- 91 день і більше запізнілих і так далі, з кроком 30 днів.
Мета старіння полягає в тому, щоб побачити, які рахунки-фактури потрібно стежити, наприклад, зателефонувати клієнту або відправити рахунок до агентства збору коштів. Він також дає деяку інформацію про те, чи ви збираєте платежі надто повільно та приймаєте занадто великий кредитний ризик. Якщо дебіторська заборгованість просочується занадто повільно, ви можете закінчити з основною проблемою грошових потоків і повинні позичати гроші для покриття щоденних операційних витрат.
