Легко потрапити під неправильне розуміння того, що бізнес-гроші роблять одну з двох речей - вхід або вихід. Існує третя категорія: Limbo.Коли в підвішеному стані, гроші чекають на атрибуцію рахунку або ще не отримані. Іноді ці кошти відслідковуються за допомогою тимчасового рахунку, який є своєрідною станцією. Популярно відомий як "кліринговий рахунок", їх також часто називають мийними рахунками, бартерними рахунками, рахунками з нульовим балансом і навіть лише тимчасовими рахунками.
Що таке кліринговий рахунок?
Рахунки клірингу іноді можуть бути переплутані з "рахунками очікування" - зрозумілими, оскільки вони обидва тимчасові облікові записи, які очікують на отримання додаткової інформації, перш ніж може статися наступний крок.
Де вони відрізняються, це те, що невідомий рахунок - це вирішення таємниці або проблеми. Можливо, якийсь клієнт окупив відразу декілька речей у вигляді одноразової суми, і є певна боротьба в розшифровці того, як цей платіж руйнується. Платіж переходить до рахунку очікувань доти, доки це не буде вирішено, і зрозуміло, куди належать гроші.
Проте, кліринговий рахунок подібний до головної книги, яка використовується як нагадування для отриманих чи проданих послуг або товарів, які ще не було виставлено, або інших транзакцій, які ще не можна детально записати. Іноді це використовується як спосіб відстеження поточного проекту, скажімо, оновлення офісу, де рахунки подаються періодично, але які потребують одноразової виплати генеральному підрядникові на більш пізній час. Після того, як платіж буде здійснений, його можна буде розмістити на правильних рахунках і очистити з розрахункового рахунку.
Іншим прикладом є компанія, яка працює над книгами на кінець року. Вони можуть розміщувати дохід і витрати, пов'язані з цим проектом, на тимчасовий або кліринговий рахунок до завершення перевірки. У цей момент вони можуть перераховувати зазначені доходи та витрати з клірингового рахунку до їх чистого прибутку.
Коли бізнес потребує клірингового рахунку
Обсяг, як правило, має багато спільного з необхідністю очищення рахунків. Скажімо, що заробітну плату треба боротися. Обліковий рахунок розрахунку заробітної плати повинен бути рахунком з нульовим балансом. Відразу після того, як платежі підраховані, перед тим, як вони були видані працівникам, кошти на оплату праці перераховуються на розрахунковий рахунок. Коли вони отримані, рахунок повертається до нуля, і всі платежі реєструються.
Можливо, існує компанія, яка робить багато грошей, подібно до послуги, яка збирає кошти від людей протягом усього дня і отримує готівку на кожній зупинці. Цей власник може скористатися кліринговим рахунком для швидкого запису операцій і грошових коштів, доки він не зможе правильно записати та розподілити кошти на їхні правильні рахунки наприкінці дня або наприкінці тижня.
Коли існує стійкий потік доходів, що надходить або виходить, кліринговий рахунок може бути корисним для відстеження того, що відбувається в процесі переходу, або з яким доведеться рахуватися в найближчі тижні.
Важливо відзначити, що в усьому сенсі використання клірингових рахунків є спрощенням життя протягом перехідного періоду з грошима. Якщо для всіх видів транзакцій використовується лише один кліринговий рахунок, він перемагає ціль.
Натомість компанія повинна мати розрахунковий рахунок на розрахунку заробітної плати, а інший - для управління витратами тощо. Таким чином, кошти зберігаються у відповідних категоріях для полегшення вирішення проблем та моніторингу за потребою. Не існує обмежень щодо кількості клірингових рахунків, які компанія може використовувати в обліковій практиці, оскільки вони не мають балансових рахунків, які не мають відображатися в кінцевих бухгалтерських книгах. Мова йде про те, що має сенс записувати операції та робити баланс книг.
Як налаштувати кліринговий рахунок
Налаштування клірингового облікового запису залежить від того, де ви його виконуєте. Скажімо, Quickbooks є вашим вибором програмного забезпечення. Відкрийте "списки", потім виберіть "Діаграма рахунків" і клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці, а потім виберіть "new". Тепер має з'явитися вікно "Додати новий обліковий запис", тому виберіть кнопку "банк". Quickbook зазначає, що існує декілька типів облікових записів, але "банк" є найкращим для клірингового рахунку через гнучкість, яку він пропонує.
«Банк» дозволяє Вам платити на рахунок, використовуючи «Отримувати платежі» або «Вносити депозити». При виплаті ви можете використовувати «чекові чеки» або «оплачувати рахунки». Іншим плюсом є те, що банківський рахунок буде балансом стаття, а також звіт про рух грошових коштів, що відображає залишки, а також зміни залишків.
Тоді існує практичність, оскільки розподіл витрат на накладні витрати або клас за допомогою нульових чеків означає необхідність "банківського" рахунку для розрахункового рахунку.
Але, повернувшись до створення клірингового рахунку: після того як ви вибрали "банк", натисніть "продовжити", а потім введіть назву в полі імені облікового запису - очищення, бартер, миття, тимчасове - всі хороші імена для цього облікового запису, і, можливо, для якого відділу. Такі, як "розрахунково-кліринговий рахунок".
Не вводити поточний баланс. Просто збережіть і закрийте.
Але зачекайте, Є ще
Кожне бухгалтерське програмне забезпечення пропонує різні опції та контроль рахунку. У їхній підтримці продуктів будуть вказані кроки для встановлення клірингових рахунків для цієї системи. Якщо ваша компанія є малим бізнесом, і ви використовуєте зовнішні служби для бухгалтерського обліку наприкінці року, доцільно проконсультуватися з бухгалтером, щоб побачити, що вона пропонує, як найкращий спосіб підготувати розрахункові рахунки для потреб вашого бізнесу. Вона може перелічити, які категорії клірингових рахунків принесуть користь вашим операціям.
Якщо ви використовуєте Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks або будь-яку іншу систему обліку, їхні сторінки підтримки пояснюватимуть, як розпочати очищення рахунків, оскільки вони є фундаментальними для більшості методів ведення бухгалтерського обліку. Деякі бухгалтерські програми, створені у хмарі, та навіть QuickBooks мають плагіни сторонніх виробників, які надають послуги з очищення облікових записів на замовлення, які, можливо, варто вивчити.
Перебування підзвітності за допомогою клірингових рахунків
Клірингові рахунки приголомшливі для управління грошовим потоком і залишаються на вершині грошового трафіку. Але все це може зіпсуватися, якщо немає відповідального за збереження поточного рахунку.
Розрахунковий рахунок слід переглядати щомісяця. Примирення є найважливішою роллю у визначенні успіху рахунку. Без узгодження, очищення рахунків є нічим ясним.
Місяць достатньо часу для того, щоб призначити операційний рахунок для кожної транзакції, зазначеної на кліринговому рахунку. Це достатньо часу для передачі відповідних коштів на згадані рахунки для цих записів.
Все, що залишилося на розрахунковому рахунку після цієї тривалості, є транзакцією, яка потребує переслідування. Наприклад, чому цей чек не переводиться в касу постачальника? Чи було це навіть отримано? Якщо ні, то вона могла б мавпати з здатністю компанії отримувати запас або вчасно отримувати необхідні послуги.
Забезпечення надходження чеків, а не тільки отримання депозитів, є частиною успішного бізнесу. Врешті-решт, коли постачальники послуг усвідомлюють, що ви несете відповідальність за гроші, що надходять і йдуть, це створює кращі робочі відносини на тривалий час, тому що вони знають, що ви звертаєте увагу на погашення їх за послуги.
Як писати клірингові рахунки на балансі
Розрахунок заробітної плати користується популярністю для розрахункового рахунку, і це прекрасний приклад функціонування розрахункового рахунку.
Як і будь-який кліринговий рахунок, рахунки розрахунку заробітної плати є рахунком з нульовим балансом. Через щорічний характер нарахування заробітної плати і те, як все може так часто змінюватися при утриманні податків та інших відрахувань, добре використовувати кліринговий рахунок, щоб допомогти узгодити ці речі. І, коли виникають помилки або потрібно внести корективи, це може бути більш простим процесом для вирішення, коли воно знаходиться в незавершеному розрахунковому рахунку, порівняно з позицією прейскуранта в A / P або A / R. Ось чому бухгалтери люблять використовувати клірингові рахунки - це допомагає уникнути заплутаних записів у інших місцях.
- Заробітна плата $ 22,476
- Компенсація працівників 1 348,56 дол
- Податки роботодавцям $ 4,719.96
- Тарифи на оплату праці $ 77
- Сальдо рахунку на рахунку $ 28,621.52
Всі ці суми вказані як дебет з лівого боку бухгалтерської книги. Баланс клірингового рахунку - це сума заробітної плати, ставки працівників, податків роботодавця та нарахування на заробітну плату - всі кошти, залучені до видачі заробітної плати.
На правій стороні бухгалтерської книги, кредит називається $ 28,621.52, так само, як і загальна сума заробітної плати, пов'язаної з розрахунковим рахунком.
Після того, як зарплати заробляються, сума повинна дорівнювати 22,476 доларів, і це можна звести до нуля. Коли оплата праці працівника надходить до уряду, це стає нульовим. Так само для подання податків та оплати послуг з нарахування заробітної плати.
Отже, оскільки кожна позиція виведена чи виплачена протягом місяця або наприкінці місяця, вона узгоджується, а після того, як все буде сказано та зроблено, кліринговий рахунок має повернутися до нульового балансу. Саме звідси походить термін "обнуління" - результат того, як узгоджуються позиції розрахункових рахунків.
Як відзначити клірингові рахунки на QuickBooks
Команда Intuit за Quickbooks зробила, використовуючи клірингові рахунки досить просту процедуру.
Спочатку створіть запис журналу, а потім додайте обліковий запис A / R або A / P з якого Ви рухаєте гроші. Тепер додайте кліринговий рахунок. Збережіть запис журналу.
Потім створіть другий запис журналу та додайте до цього запису кліринговий рахунок. Потім додайте обліковий запис A / P або A / R до якої Ви будете рухати гроші.
Нарешті, у “Платіжних рахунках” або “Отримувати платежі”, з'єднайте ці два журнали разом.
Коли нульовий баланс не відбудеться
Чи використовується для нарахування заробітної плати, кредиторської заборгованості, готівкових операцій, які потребують подальшого вирішення, або дебіторської заборгованості, клірингові рахунки майже завжди повинні повертатися до нуля після того, як операції з'являться і виходять. Коли очищення облікових записів не узгоджується з нулем, це призводить до виникнення проблем, які виникають у головній книзі.
Узгодження відбувається так само, як і з іншими обліковими записами. Якщо виплати надходять у доларах за долар, важливо запитати, чому. Якщо виплати виплачуються за невірні суми, це необхідно вирішити. Якщо чеки не переводяться в готівку, настав час отримати їх в готівку. Все це переходить на узгодження клірингового рахунку. Коли правильні підсумкові значення нульові, то кліринговий рахунок потрапить до нульового балансу, і процес очищення може розпочатися заново.
Остаточні міркування
При залученні невеликих компаній клірингові рахунки можуть мати мінуси. Якщо немає достатньо транзакцій, щоб виправдати додавання цього шару прозорості та надмірності, то це може бути додатковою роботою, яка не потрібна. Невирішені записи, які відключені копійками і доларами, можуть створити більше клопоту, ніж вони коштують, але залишатися на вершині цього за тиждень до тижня та за місяць до місяця можна звести їх до мінімуму.
Крім того, можливо, що він також може мати негативний вплив на нижчий результат для малого бізнесу. Можливо, перерахування коштів на кліринговий рахунок може означати втрату прибутків від корпоративних заощаджень, що, мабуть, не буде великою сумою, але чи не кожен копійкується на здоров'я малого бізнесу?
Зрештою, клірингові рахунки можуть стати величезним інструментом для багатьох компаній. Чи вигідно для вашої фірми клірингові рахунки, зводиться до обсягу операцій і кількості рук, залучених до корпоративного обліку. Якщо ви шукали більшої прозорості та більш чітких бухгалтерських облікових записів, то розв'язання рахунків може стати рішенням, яке вам потрібно.
