Чи людина є головним виконавчим директором компанії або мирянина, є ймовірність, що вони будуть мати справу з письмовим листом у певний спосіб протягом свого життя. Кінцеві листи можуть служити промо-документами, попереджувальними повідомленнями і навіть подякою. Існує кілька типів цих букв.
Букви основного терміну
Листи первинного кінцевого терміну надсилаються в першому раунді листування з приводу найближчого кінцевого терміну. Вони запроваджують проект або подію і дають людям знати, що термін є або наближається, або щойно встановлений. Такі листи кінцевих термінів призначені для інформування та інтересу, або для надання допомоги в організації проекту або події. Зазвичай вони дуже привітно написані позитивною мовою. Вони можуть надходити безпосередньо від керівників компаній або від координаторів проектів, а іноді й відправлятися масово. Такі листи іноді надсилаються місяцями заздалегідь.
Букви вторинного терміну
Вторинні листи з кінцевим терміном - це листи, написані як наступні зауваження до первинного листування. Ці листи коротко нагадують людині, що термін є майбутнім, і вони часто закликають індивідуума брати участь або сприяти події, або закінчити завдання до кінцевої дати, зазначеної в первинному листі. Вони можуть надавати посилання на первинний лист, наприклад, дату надсилання первинного листа і причину його отримання, наприклад, член певного комітету.
Минулий термін листа
Останні терміни листи повідомляють особі, що вони пропустили встановлений термін. Листи не повинні бути браком серйозності, але часто вони суворіші, ніж первинні та додаткові листи. Якщо пропущений термін передбачав будь-який вид оплати, у листі може бути зазначено будь-які несвоєчасні збори, які були сплачені. У листі також може бути детально зазначено намір вжити правові дії або надати попередження про інші наслідки пропуску терміну.Якщо наслідків немає, наприклад, якщо первинні та вторинні листи стосувалися термінів пожертвування, то листа може інформувати особу про те, як продовжувати участь в організації або як виконати наступний запланований термін.
Листи кінцевого терміну календаря
На відміну від інших типів термінових листів, листи з календарним кінцевим терміном служать для того, щоб окреслити багато термінів. Вони слугують набором завдань або цілей проекту і більше нагадують огляд. Ці листи часто просять одержувача зберегти дату у своїх розкладах.
Вибачення кінцевого терміну листа
Листи з терміном Апологія надсилаються від одержувача особі, яка надіслала оригінальний лист. Вони висловлюють жаль з приводу відсутності кінцевого терміну, вказаного начальником чи організацією. Ці листи іноді включають запит на новий термін або запитують, чи вимоги все ще повинні бути виконані.
