Попередньо схвалений план платежів, відомий також як PAPP, забезпечує зручність для ваших клієнтів, а також відділ фактурування. Дозволяючи вашій компанії передавати певну суму коштів з чекового або ощадного рахунку на заздалегідь визначену дату, вашим клієнтам не доводиться мати справу з труднощами періодичних платежів. Подібним чином домовленість звільняє відділ виставлення рахунків від видачі рахунків-фактур і певної обробки платежів. Оскільки вам потрібен письмовий дозвіл на доступ до облікового запису іншого клієнта, ви повинні забезпечити доступ до облікового запису в письмовій формі за допомогою форми PAPP.
Збір основної інформації про клієнтів. Відформатуйте розділи на формі для клієнтів, які повинні ввести своє ім'я, номер телефону компанії та адресу виставлення рахунку у формі PAPP. Включіть поле для всіх відомостей про клієнта, які обслуговує відділ виставлення рахунків для кожного клієнта.
Збирайте інформацію про поточний рахунок, з якого клієнт дозволяє оплату. Зберіть назву та адресу домашнього банку, його номер маршрутизації - перший дев'ятизначний номер, розташований у нижньому лівому куті чека, - і номер банківського рахунку - серія цифр, що йдуть за номером маршрутизації. Банки розробляють власні системи нумерації рахунків, тому вони можуть бути будь-якої довжини.
Зберіть клієнту анульований чек, щоб підтвердити інформацію про перевірочний рахунок.
Надайте письмову заяву, яка дозволяє вашій компанії здійснювати зняття коштів з вказаного рахунку за потребою. Якщо дата виставлення рахунку та сума виставлених рахунків залишаються незмінними, залиште пропуски для клієнта або платіжного агентства. Наведений приклад заяви: "Я наказую (назва компанії) дебетувати мій обліковий запис за $ ** _ на** _ кожного місяця. Я підтверджую, що маю повноваження на авторизацію дебету з переліченого вище облікового запису і погоджуюся з умовами, передбаченими цією угодою."
Надайте місце клієнтам, щоб підписати та дати дату заяви, щоб авторизувати ваш обліковий запис.
Вкажіть будь-які умови, які можуть знадобитися вам у розділі "Умови". Ці пункти можуть включати положення, які вимагають від клієнта взяти на себе відповідальність за будь-які повернені або відхилені платежі, а також надіслати повідомлення про зміну реквізитів облікового запису тиждень до дати виставлення рахунку, а також окреслити положення щодо скасування угоди для вашої компанії або клієнта. з письмовим повідомленням.
Увага
Хоча ви повинні зберігати оригінальну копію угоди PAPP, воно повинно зберігатися в безпечному місці, щоб зберегти фінансову інформацію ваших клієнтів від тих, хто не має права на його використання.
