Запуск або ведення бізнесу - це захоплююча пригода, яка приносить із собою цілий ряд завдань, таких як відстеження фінансового стану вашої організації. Існує більше одного підходу до фінансового менеджменту, тому вибір правильної бази бухгалтерського обліку для вашої організації має вирішальне значення для отримання точної картини фінансових тенденцій і прогнозування вашого бізнесу. Метод обліку, який ви вирішите, також може вплинути на те, коли ваші активи є рідкими. Якщо ви використовуєте бухгалтера або відстежуєте доходи та витрати, вибирайте лише один метод обліку та дотримуйтесь його для узгодженості та точності.
Основи бухгалтерського обліку
Два типи бухгалтерського обліку, які використовують більшість підприємств, - це метод нарахування та розрахунково-касовий метод. Деякі підприємства використовують модифікований метод готівки, який поєднує в собі принципи як з методами нарахування, так і з використанням грошових методів.
Хоча кожен метод бухгалтерського обліку відображає активи, зобов'язання та власний капітал, вони відрізняються від того, коли кожен з них фіксується, таким чином впливаючи на фінансову картину бізнесу в будь-якій точці.
Три основні компоненти базової формули бухгалтерського обліку (які повинні балансувати в будь-який час) такі:
- Активи: Активи відносяться до матеріальних та нематеріальних активів підприємства, таких як грошові кошти, земля, запаси, будівлі, дебіторська заборгованість, інвестиції та інші фінансово життєздатні елементи. Активи рівні зобов'язання плюс власний капітал.
- Зобов'язання: Зобов'язання відносяться до фінансових зобов'язань підприємства щодо сплати кредиторам кредиторської заборгованості, нарахованих заробітної плати та кредитів.
- Справедливість: Власний капітал або акціонерний капітал стосується наявного прибутку. Власний капітал плюс пасиви рівних активів.
Метод нарахування
Метод нарахування нарахувань відображає доходи у звіті про прибутки та збитки, коли вони заробляються, і відповідає відповідним витратам, коли витрати відбуваються, а не тоді, коли рахунки виплачуються. Результати бухгалтерського обліку нараховуються у звіті про прибутки та збитки, що забезпечує точне представлення прибутковості вашого бізнесу за певний період. Наприклад, якщо торговий представник зробить великий продаж 15 грудня, але не очікує отримання платежу до 15 січня наступного календарного року, метод нарахування обліковує продаж як дохід у грудні.
Аналогічно, якщо великий проект вимагає замовлення матеріалів у цьому місяці, метод обліку нарахування фіксує рахунок, а не чекає його оплати. Цей метод допомагає відстежувати гроші, які потрібно зарезервувати для оплати рахунку. Це також допомагає уникнути помилок, коли ви випадково придбали щось з грошима, вже призначеними для іншої мети.
Якщо витрати понесені через вхідні доходи, такі як матеріали, необхідні для встановлення замовлень замовником, ці витрати узгоджуються і фіксуються з доходом замість зазначених окремо, даючи достатньо точну картину того, який капітал буде доступний після завершення проекту. Це зручно, тому що він зберігає завищення як активів, так і зобов'язань, що може статися, коли вони записуються окремо. Це також робить відстеження прибутків простим та швидким, оскільки доходи та витрати на один проект відслідковуються разом.
Хоча збереження широкої та довгострокової перспективи щодо фінансів є корисним у бухгалтерському обліку, метод нарахування не позбавлений його недоліків. Бухгалтерський облік з урахуванням нарахування вимагає більшої оцінки та угадування, ніж облік готівки, який стосується лише доходів та витрат у міру їх виникнення. Наприклад, можна розраховувати дохід, перш ніж він фактично перебуває у вашому банківському рахунку, а потім витрачати його, посилаючи новий бізнес у червоний або навіть банкрутство.
Метод нарахування також займає більше часу, і його найкраще контролює професійний бухгалтер, який точно знає способи використання методу нарахування. Одна липка область бухгалтерського обліку, яку краще всього залишити фахівцям, оцінює поганий борг або дохід, який навряд чи буде досягнутий. Хоча ваш бізнес, ймовірно, має в основному надійних клієнтів, які сплачують свої рахунки своєчасно, будуть ті, хто оплачує свої рахунки пізно або зовсім не. Професійний бухгалтер знає, як оцінити ці втрати, щоб дати вам відносно точну картину фінансового стану вашого бізнесу.
Основи бухгалтерського обліку грошових коштів
Грошова основа бухгалтерського обліку фіксує доходи, коли гроші отримуються і витрати, коли вони виплачуються. Наприклад, уявіть, що ваш бізнес купує 75 одиниць трубопроводу для майбутнього проекту будівництва, але рахунок-фактура не надходить до місяця після отримання товару. Ваш банківський рахунок трохи тонкий, і ви чекаєте ще тиждень, щоб оплатити рахунок-фактуру після його отримання. Ви не фіксуєте витрати до того часу, навіть якщо ваш бізнес вже містив канал у проекті будівництва. Для малого бізнесу, він може відчувати себе як полегшення, щоб не треба записувати витрати, поки він не буде оплачений, але це також може призвести до випадкового перевитрати вашого бюджету і в кінцевому підсумку не в змозі платити гроші, які ви повинні кредитору швидко.
Ті ж принципи застосовуються до доходів. Наприклад, ви підписуєте контракт з новим клієнтом, який погоджується оплатити ваш бізнес кілька тисяч доларів після завершення великого проекту, який займе у вас кілька місяців. Тим часом, ваш бізнес повинен придбати матеріали та завершити роботу, яка є витратою. Використовуючи бухгалтерський облік, у вас є лише кошти, які наразі знаходяться на вашому банківському рахунку для придбання товарів. Незважаючи на те, що ви не випадково потрапите в банк, у вас буде завищена картина витрат зараз і завищена картина вашого доходу за два місяці, коли проект буде завершений. Це робить будь-який запис наявних коштів у вашому бізнесі неточним та ненадійним.
Хоча метод бухгалтерського обліку на основі грошових коштів не є настільки точним, як метод нарахування в довгостроковій перспективі, одна з переваг полягає в тому, що він не вимагає стільки місця для переміщення, скільки базу для нарахування. Оцінка, яка вимагається за принципом нарахування, найбільш безпечно використовується бізнесом, який є прибутковим, з достатнім фінансовим важелем для покриття витрат до отримання доходу. Ваш бізнес може починатися з методу ведення бухгалтерського обліку на основі грошових коштів, а потім, за допомогою професійного бухгалтера, переходити до принципу нарахування, оскільки ваш капітал збільшується.
Модифікована основа обліку готівки
Модифікована основа бухгалтерського обліку об'єднує переваги як методу нарахування, так і касової бази бухгалтерського обліку. У цьому методі дохід задокументований за допомогою методу нарахування. Водночас, витрати сплачуються, коли вони виплачуються, як у грошовому методі обліку. Незважаючи на те, що модифікований метод готівки не дотримується загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку або GAAP, деякі власники бізнесу вважають, що він об'єднує найкращі з обох основних методів обліку.
Наприклад, якщо ви укладете договір на будівництво будинку в жовтні, який буде закінчений у січні, то дохід зафіксується в жовтні. Будівельні матеріали, які купуються на завершення проекту, поступово реєструються протягом всього проекту.Таким чином, ваш бізнес підтримує точний облік доходів і продажів, маючи при цьому гнучкість у збереженні активів як можна довше під час самого процесу будівництва. Отже, модифікована касова основа бухгалтерського обліку може бути корисною для деяких малих підприємств, у яких надходять великі проекти без відповідного великого банківського рахунку.
Найбільш істотним недоліком модифікованого методу ведення бухгалтерського обліку є те, коли зовнішній агент або аудитор перевіряє фінансовий облік вашого бізнесу. Оскільки цей метод не відповідає GAAP, вам доведеться повернутися назад і перетворити всі ваші записи на метод грошової бази або метод обліку на основі нарахування. Ця надмірна робота обійдеться вашій організації час і гроші в довгостроковій перспективі.
