Під час написання ділового листа, за допомогою рядка "Увага", ви можете направити вашу кореспонденцію до потрібного одержувача. Використання рядка "Увага" є доречним, якщо ви надсилаєте листа до всього відділу, або якщо у вас є назва, а не ім'я особи, яка має отримати лист. Якщо ви маєте назву конкретної особи, вам не потрібно використовувати рядок "Увага".
Використання рядка "Увага" в рамках ділового листа
Почніть свій бізнес-лист, ввівши власну адресу. Пропустіть рядок і введіть дату. Пропустіть інший рядок.
Введіть загальну адресу компанії, до якої надсилається лист. Це відоме як внутрішня адреса.
Пропустіть рядок і введіть рядок "Увага". Ви можете використовувати всі великі літери або суміші великих і малих літер. Бажано виписувати "Увага", а не скорочувати його як "ATTN" або "Attn". Виконайте це за назвою відділу, з яким ви хочете зв'язатися. Якщо ви контактуєте з певною особою, немає необхідності використовувати рядок "Увага". Замість цього використовуйте ім'я цієї особи як перший рядок внутрішньої адреси. Існують різні думки щодо того, чи слід використовувати кишку після "Увага", але в їхній книзі "Основи ділового спілкування", автори Мері Еллен Гуффі та Річард Альмонте кажуть, що товста кишка не є обов'язковою.
Ось два приклади того, як може виглядати рядок "Увага":
УВАГА МЕНЕДЖЕР ЛЮДСЬКИХ РЕСУРСІВ
або
Увага: Менеджер з людських ресурсів
Пропустіть рядок і введіть привітання, за яким йде тіло листа.
Використовуючи рядок "Увага" на поштовій етикетці або конверті
Спочатку введіть або напишіть рядок "Увага". Хоча це й відрізняється від формату внутрішньої адреси ділового листа, це формат, який надає перевага поштовій службі США.
Виконуйте це повну адресу компанії, до якої ви керуєте листуванням. Обов'язково вкажіть номери номерів номерів або номерів, якщо ви їх знаєте, а також адресу, місто, штат і поштовий індекс.
Перевірте адресу для точності перед відправкою листа.
Поради
-
Деякі стилісти вважають, що рядок "Увага" у діловому листі ніколи не потрібний. Як правило, використовуйте його лише тоді, коли вважаєте, що ваша кореспонденція може мати труднощі з пошуком призначеного одержувача.
