Головний бухгалтерський облік - це файл або книга, в якій підприємство фіксує всі свої фінансові операції. На початку кожного фінансового року починається нова головна книга з відкритим балансом. Протягом цього року бухгалтер або бухгалтер буде вводити кожну операцію, розділену на призначені рахунки. Зазвичай це робиться за допомогою кодів облікових записів, призначених бізнесом. Не тільки головна книга допоможе бізнес-трек, де гроші пішли, але це також допомагає прогнозувати, що буде потрібно в майбутньому фінансовому році.
У першій комірці електронної таблиці або в лівому верхньому кутку книги твердої копії введіть "Код G / L". Тут будуть введені коди рахунків головної книги. Кожному коду облікового запису присвоюється певний відділ або категорія, наприклад, канцелярські товари, поштові або юридичні послуги.
У другій комірці електронної таблиці або другому місці в першому рядку книги введіть "Дата рахунка-фактури". У цьому стовпці відповідальна особа введе дату кредиту або дебету. Введіть "Номер рахунка-фактури" у наступну клітинку.
У наступні три клітинки або пробіли введіть "Запитуваний", "Обсяг чека" і "Виплачено до". Особа, яка відповідає за ведення головної книги, ввійде до того, хто запитав чек, на скільки і кому він був оформлений. У наступній комірці або просторі введіть "Призначення", щоб дати детальний опис витрат.
У кінцевому просторі комірки або книги першого рядка введіть "Баланс". Введіть початковий баланс за фінансовий рік у першу комірку цього стовпця під заголовком.
Введіть формулу, щоб автоматично вставити залишок у стовпці "Баланс", якщо використовується програма електронних таблиць, наприклад, Microsoft Excel. Синтаксис цієї формули буде "= Last Balance - Сума чека". Якщо ви використовуєте друковану книжку, баланс потрібно буде розрахувати вручну.
Поради
-
Якщо підприємство використовує декілька суб-облікових записів за одним кодом G / L, наприклад, коди для офісних витрат, що стягуються з певних департаментів, використовуйте різні вкладки або сторінки журналу для кожного відділу, використовуючи баланс бюджету кожного відділу.
