Головний бухгалтерський обліковий запис - це всі відомості про систему бухгалтерського обліку та облікові записи компанії, а також всі транзакції. Звідси також береться інформація про фінансовий звіт (баланс, звіт про фінансові результати та звіт про рух грошових коштів). Головну книгу необхідно зберігати в балансі і в актуальному стані для того, щоб бухгалтерські записи були повними і точними.
Визначити баланс головної книги. Періодично, зазвичай щомісяця, книги компанії будуть збалансованими та закритими. Це означає, що всі необхідні коригувальні записи зроблені для балансування головної книги. Фінансова звітність складається з головної книги. Закриваючі записи робляться для встановлення початкових балансів на наступний період - тобто оновлення головної книги. Закриття записів не повинно здійснюватися, поки головний бухгалтерський баланс не буде балансовим за поточний період. Якщо початкові сальдо є неправильними для наступних періодів, вони будуть продовжувати діяти протягом всіх наступних періодів, доки не буде внесено правильні корективи.
Запустіть звіт про пробний баланс, що показує початкові сальдо та кінцеві сальдо. Якщо початкова сума балансу не дорівнює нулю, знову запустіть звіт про пробний баланс.Період, коли початок балансу дорівнює нулю, - це те, де виникає проблема позабалансової.
Використовуючи діапазон дат, надрукуйте звіт про детальну інформацію про головну книгу для всіх журналів і пакетів.
Перегляньте звіт про джерело деталізації головної книги та визначте всі записи, які не є двосторонніми. Коли ви знайдете запис, який не є двостороннім, вам потрібно буде звернутися до оригінального друку реєстру, щоб визначити, яка частина запису відсутня.
Для введення відсутньої частини запису буде потрібно одностороннє введення. Щоб зробити односторонній запис, вам, ймовірно, знадобляться наглядові права на систему.
Щоб внести коригувальний запис у загальний журнал, введіть з реєстру вихідний журнал, номер партії та дату проводки. У поля введення даних введіть лише облікові записи та дані, які відсутні. Після завершення цих записів надрукуйте загальний журнал та оновіть його.
Переконайтеся, що ви більше не вийшли з рівноваги. Порівняйте кінцеві залишки для звіту про випробування за цей період.
Повторіть весь процес за кожний наступний період, поки не досягнете поточного періоду і більше не залишиться поза рівнем. Просуваючись вперед, потрібно лише працювати з поточним періодом, оскільки ви виправили всі попередні періоди і не закриєте книги, не балансуючи головну книгу.
Слід зазначити, що головна книга може балансувати і все ще бути неправильною, це відбувається, коли дебіти дорівнюють кредитам, але проводяться проводки на неправильні рахунки.
