Незалежно від того, чи призначені ви головою збору коштів для організації або вирішуєте діяти самостійно, планування успішного заходу зі збору коштів потребує великої підготовки. Таємна вечеря - це захоплююча альтернатива традиційному збору коштів на вечерю з чорним галстуком. Діяча трупа виконує таємницю, а гості насолоджуються трапезою. Як правило, актори взаємодіють з аудиторією, запрошуючи їх спробувати вирішити таємницю. Як організатор, ви матимете задоволення не тільки зібрати гроші для своєї організації, але й організувати пам'ятну подію для ваших гостей.
Заручиться допомогою інших людей в організації. Для середньо-великої події, ймовірно, вам доведеться делегувати деякі завдання для виконання всіх ваших цілей. Вам знадобляться люди, які допоможуть організувати харчування, розваги та фінансові аспекти заходу. Якщо у вас є достатньо волонтерів, ви можете сформувати комітети, призначені для виконання різних завдань.
Встановіть цілі збору коштів. Розрахуйте, скільки грошей ви хочете підняти для організації, і додайте вартість розміщення події. Ваш бюджет повинен включати ціну місця проведення, рекламу, прикраси, послуги громадського харчування, діючу трупу та прибирання. Ведіть облік всіх фінансових аспектів події для цілей оподаткування.
Встановіть дату проведення заходу та заплануйте зустрічі з іншими волонтерами або комітетами. Ці зустрічі слугуватимуть перевіркою прогресу і можуть допомогти запобігти проблемам і конфліктам під час процесу планування. Обговорюйте плани резервного копіювання у випадку потенційних проблем, таких як актори, які не з'являються.
Забронюйте місце проведення. У приміщенні необхідно розмістити їдальню, місце проведення та кухонне обладнання для громадського харчування. Багато громадських місць швидко заповнюються, тому забронюйте місце проведення, як тільки ви встановите дату свого таємного вечері.
Наймайте діючу трупу і компанію з харчування. Вам знадобиться трупа, яка спеціалізується на таємничих п'єсах або має досвід виступу на подіях таємних обідів. При прийомі на роботу кейтериста, шукайте той, який спеціалізується на вечерях зі збору коштів і пропонує варіанти в межах вашого бюджету.
Встановіть ціни на квитки на основі вартості розміщення заходу. Вам потрібно буде розрахувати собівартість за одну голову. Наприклад, якщо вартість харчування становить 10 доларів на людину, а вартість діючої трупи становить у середньому 10 доларів на людину, то ваші витрати на голову становлять близько 20 доларів. Більшість організацій встановлюють вартість квитка вдвічі більше, ніж у голові, тому в цьому прикладі квитки на захід становитимуть 40 доларів.
Рекламуйте свою подію. Налаштуйте веб-сайт і направляйте людей на сайт для отримання додаткової інформації про всі рекламні матеріали. Веб-сайт повинен містити інформацію про дату, час, місце розташування та вартість квитка, а також інформацію про вашу організацію та про те, як будуть використовуватися залучені кошти.
Поради
-
Недорогі рекламні ідеї включають сайти соціальних мереж, листівки та плакати. Деякі газети та радіостанції дозволяють некомерційним організаціям безкоштовно рекламувати свої події.
