Управління людьми іноді означає видачу попереджень про порушення правил, наприклад, запізнення. Формального, письмового попередження може бути достатньо, щоб змінити поведінку співробітника, чий лист часу показує звичку прийти до роботи пізно. Якщо проблема продовжується, і ви змушені приймати дисциплінарні стягнення, письмові попередження слугують паперовою стежкою, яка доводить прагнення інформувати працівника про менш ніж задовільну поведінку і давати можливість вирішити проблему.
Надайте відповідну інформацію про своє попередження, наприклад, прізвище, ім'я та посаду працівника, відділ і дату дисципліни. Надрукуйте його на фірмовому бланку компанії або вкажіть назву компанії та адресу. Також напишіть своє повне ім'я, посаду та відділ. Надішліть попередження безпосередньо працівникові.
Поясніть, що працівник записується на запізнення, як показано графіком часу або карткою часу. Наведіть конкретну дату (-и), на які (-ки) сталося порушення. Вкажіть час початку роботи співробітника, а також час, вказаний на аркуші часу для кожного порушення.
Наведіть регулювання компанії, яке вимагає, щоб усі працівники були готові працювати в запланований час. Якщо ця інформація опублікована в довіднику працівника або в іншому документі, вкажіть це і зробіть копію, щоб додати її до попередження.
Вкажіть, що документ служить письмовим попередженням працівника. Якщо працівник отримав попередні усні або письмові застереження щодо одного й того ж випуску, включіть також їх дати.
Докладно, що станеться, якщо запізнення продовжиться. Деякі компанії мають суворий процес, наприклад, правило «три удари», інші приймають рішення на індивідуальній основі. Щоб охопити всі можливості, включіть заяву: «Продовження запізнення підлягає дисципліну до і включаючи припинення трудових відносин».
Підпишіть документ. Включіть позначення “cc: file” внизу, щоб вказати, що ви розміщуєте копію у файлі працівника як формальну дисципліну. Також зверніть увагу на будь-яких інших осіб або підрозділів, які отримають копію, наприклад, людські ресурси або начальника відділу. Залиште приміщення або підпис працівника та дату. Якщо ваш підлеглий відмовляється підписати документ, зазначте, що на лінії підпису. Це свідчить про те, що працівник був присутній і повідомляв про зміст попередження.
Увага
Кожна держава має свої закони про припинення службовців. Зверніться до адвоката або юридичного відділу своєї компанії, щоб переконатися, що ваша редакція є законною.
