Частиною роботи менеджера є дисциплінування працівників, які не дотримуються правил. Хоча простого словесного попередження буде достатньо для першого разу, незначні порушення, більш серйозні або повторні порушення закликають до документованого, письмового попередження. Це допоможе не тільки пояснити працівникові, що він зробив неправильно, але і що від нього очікує, а також дозволить вам зберегти копію попередження для файлу працівника, що може бути корисним пізніше. Написання такого попередження може здатися складним завданням, але з письмовим шаблоном попередження процес може бути досить простим.
Поради
-
Письмове попередження повинно слідувати стандартному шаблону та включати інформацію про те, які правила були порушені, детальний опис злочину та те, яким чином працівнику необхідно покращити.
Навіщо використовувати письмове попередження
Письмове попередження може бути корисним як для співробітника, так і для компанії. Для працівника попередження може надати чіткі вказівки та інструкції щодо того, що компанія очікує від неї і як поліпшити її роботу, щоб уникнути подальших застережень. Для компанії письмове попередження може допомогти довести, що вжиті заходи були вжиті, щоб можна було вжити подальших кроків, якщо проблема продовжиться. Вона також служить документацією про проблему у випадку, якщо співробітник подасть певний судовий конфлікт пізніше, наприклад, справу про незаконне припинення.
Коли використовувати ці попередження
Кожен бізнес буде мати різні проблеми з різними співробітниками, виходячи з власних правил компанії та типу людей, які там працюють. Це, як кажуть, найпоширенішою причиною написання працівників у всіх галузях є надмірна запізнення.
Зазвичай попереджувальний лист до працівника видається після того, як було дано усне попередження, але це не завжди так. Якщо сталося серйозне одноразове правопорушення, має сенс обійти уснове попередження і негайно отримати письмове попередження, яке може піти у файл працівника. Варто зауважити, що всі словесні попередження повинні бути задокументовані після факту, включаючи час і дату попередження, і вони повинні бути занесені до файлу працівника, щоб не було ніякої плутанини щодо того, чи був попереджений працівник певної проблеми.
Використання листа догану
Це гарна ідея шукати шаблони як для письмового попередження, так і для письмового листа працівників, перш ніж ви їх потребуватимете. Вони повинні бути налаштовані для вашої компанії і підготовлені для використання, перш ніж ви фактично напишіть співробітника. Кожен працівник, який отримує повідомлення про попередження або дисципліну, повинен отримати таку ж форму, заповнену інформацією, що стосується конкретної проблеми, що документується. Це забезпечить справедливе та рівне ставлення до всіх працівників.
Завжди заповнюйте кожен порожній лист на попередньо сформованому листі попередження.Якщо щось не застосовується, ви можете написати "N / A", тому зрозуміло, що це не було застосовним і що ви не були недбалі в заповненні форми. Якщо ви дійсно пишете лист, використовуючи шаблон, вам не потрібно робити це, але все одно пишете листа докладно якомога детальніше. Ці дії можуть захистити вас, якщо пізніше виникнуть правові проблеми. З цієї причини завжди використовуйте формальну мову та уникайте скорочення або жаргону.
Хоча ви повинні працювати з шаблоном, то специфічний тон, який використовується в листі із зауваженням, має змінюватися залежно від тяжкості порушення. Якщо співробітник запізнився кілька разів, наприклад, ви можете просто зосередитися на виправленні поведінки і встановити більш позитивний тон, щоб заохотити його з'явитися вчасно. Якщо працівник проклинає клієнта, можливо, ви захочете мати набагато більш серйозний тон, який зосереджується на потенційних карах, якщо він знову помилиться.
Дайте листа працівникові особисто, а не електронною поштою, а не просто залишивши його на робочому столі. Ви можете вирішити, чи буде свідок присутній чи ні, але не торкайтеся справи публічно перед усіма співробітниками. Це може бути важким і незручним, але це важливо. Проте може бути корисно поговорити з працівником про ситуацію, хоча вона може вважати, що лист звучить більш-менш суворо, ніж ви хотіли, і навіть ваша присутність може допомогти підкреслити тон, який ви хотіли взяти в листі. Ви можете пом'якшити удар листа, запропонувавши працівнику позитивні відгуки, але ніколи не робіть цього, якщо це викликає будь-яку плутанину щодо суворості попередження, яке ви видаєте.
Завжди отримуйте підпис від співробітника, коли ви присутні. Якщо він відмовиться підписати його, попросіть його підписати лист, в якому зазначається, що він відмовився підписати попередження. Зберігайте підписану копію для запису працівника. Якщо працівник підписав лист про те, що він відмовляється підписати попередження, сшийте це до листа. Також надайте працівникові копію для його записів.
Приклад запису співробітників
Письмове попередження має починатися з основних формальностей, таких як тема, дата, час, ваше ім'я, посада, ім'я працівника та посада, а також імена будь-яких інших осіб, які отримують копію записки. Ви можете включити логотип вашої компанії у верхню частину форми, але це не обов'язково.
Якщо у вас є довідник працівника, вам слід спочатку вказати, яка частина політики компанії була порушена. Ви можете або виписати конкретну політику, або просто включити посилання на відповідний розділ посібника. Якщо у вас немає підручника, то просто напишіть короткий опис правил компанії, які застосовуються.
Вкажіть, чи це перше чи останнє попередження, і якщо це серйозне порушення, зверніть увагу на це. Попередження має мати часові рамки, тобто, якщо пройде достатньо часу, попередження буде вилучено з запису працівника і не вважатиметься попереднім попередженням. Іншими словами, попереднє письмове попередження про запізнення не повинно розраховуватися на працівника, якщо вона почне приходити через три роки пізніше. Проте лист має залишатися у кадровій справі працівника. Як правило, попередження вперше має тривати шість місяців, серйозне правопорушення має тривати вісім місяців, а останнє попередження має тривати один рік, але це може змінюватись відповідно до політики вашої компанії.
Далі, опишіть, що саме відбулося якомога детальніше, включаючи дату, час і імена всіх залучених людей. Не включайте суб'єктивні деталі, як кажуть, що співробітник був середнім для іншого працівника. Замість цього, викладіть саме те, що зробив працівник, який можна було б інтерпретувати як середній. Ви можете написати опис подій, опис подій співробітника та будь-які описи подій, якщо такі рахунки змінюються. Якщо ви користуєтеся друкованою формою, і немає достатньо місця, щоб написати всі релевантні деталі, можна вкласти другий аркуш паперу, якщо це необхідно.
Щоб допомогти працівнику покращитися, дотримуйтесь деталей того, що сталося з тим, як поведінка працівника повинна змінитися і як швидко вона повинна внести такі зміни. Слідкуйте за цим з чітко детальною інформацією про те, які наслідки призведе, якщо вона не зможе виправити свою поведінку. Пам'ятайте, що письмове попередження не є дисциплінарною мірою, тому обов'язково вкажіть, які дисциплінарні дії будуть вчинені, якщо проблема продовжиться. Нарешті, підпишіть і датуйте лист, подайте його працівникові і попросіть її та будь-яких свідків зустрічі також підписати і дати дату.
