Якщо ваша організація має більше одного працівника, і ці працівники подорожують або роблять покупки для своєї особистої кредитної картки, потрібна політика відшкодування кредитних карт.Політика відшкодування кредитних карт дозволяє визначити, які витрати будуть погашені, встановити обмеження на витрати та поінформувати працівників про те, як працює процес відшкодування.
Визначте, чи потрібне попереднє затвердження
Відшкодування витрат працівників кредитної картки може бути бюджетним кошмаром, якщо людські ресурси та бухгалтерський облік не мають уявлення про те, які витрати очікувати. Вимагаючи попереднього схвалення для деяких або всіх витрат кредитної картки, можна усунути шок під час узгодження витрат на відшкодування кредитних карт. Форми авторизації подорожей або витрат і замовлення на купівлю можуть допомогти менеджерам зупинити несанкціоновані витрати, допомагаючи людським ресурсам та бухгалтерському обліку отримати уявлення про витрати, які будуть відшкодовані.
Встановіть межі витрат
Застосування компенсації кредитної картки шляхом встановлення лімітів витрат є іншим способом, який політика відшкодування кредитних карт може допомогти запобігти бюджетним проблемам. Встановлення лімітів витрат на харчування, готелі та розваги дозволить перевірити відшкодування витрат на подорожі, тоді як відшкодування за послуги або матеріали повинно контролюватися за допомогою замовлень на купівлю або попередньої авторизації. Наприклад, стандартні виплати на харчування можуть усунути потребу працівників в отриманні квитанцій і корисні для організацій, які опрацьовують велику кількість відшкодувань.
Визначте, які витрати будуть відшкодовані
Будь-яка політика відшкодування кредитних карт повинна чітко визначити, які витрати будуть відшкодовані. Хоча витрати на продовольство, проїзд та проживання є стандартними витратами на відшкодування, культура компанії може диктувати інші витрати, які підлягають відшкодуванню, такі як витрати на розвагу клієнтів, включаючи або виключаючи алкогольні напої та послуги пральні для тривалих ділових поїздок. Ваша політика повинна визначати, які витрати можуть бути відшкодовані, і коли, щоб уникнути зловживань персоналу рахунками витрат.
Визначте, що необхідно для обґрунтування компенсації
Відшкодування зборів кредитних карт працівників може швидко стати проблематичним для обліку та людських ресурсів, якщо політика відшкодування не визначає необхідну документацію. Хоча деякі компанії покладаються на індивідуальні квитанції, інші використовують розписки по електронній пошті або копії анотацій кредитних карток, або встановлюють стандартні надбавки для більшості компенсаційних витрат, щоб уникнути надмірної паперової роботи. Обсяг компенсацій, з якими займається ваша організація, повинен диктувати вашу політику.
